Tai nạn

Khi quản lý một đội xe, tai nạn là điều không thể tránh khỏi. Việc theo dõi tai nạn là rất quan trọng để hiểu rõ chi phí bảo trì xe và xác định các tài xế an toàn.

Ứng dụng Đội xe của LeanSoft cung cấp nhiều cách để theo dõi tai nạn. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cho một phương pháp duy nhất để theo dõi tai nạn và chi phí sửa chữa.

Cấu trúc

Trong ví dụ này, để theo dõi tai nạn, hai loại dịch vụ được tạo ra: Tai nạn - Lỗi của tài xế và Tai nạn - Không lỗi.

Điều này theo dõi các sửa chữa khác nhau liên quan đến tai nạn, được tổ chức theo ai là người có lỗi.

Khi xảy ra tai nạn, một bản ghi dịch vụ được tạo ra. Các sửa chữa cụ thể cần thiết cho tai nạn được ghi lại trong Mô tả của bản ghi dịch vụ, và các chi tiết về tai nạn được ghi lại trong phần Ghi chú.

Với cấu trúc tổ chức này, có thể xem tất cả các tai nạn được tổ chức theo lỗi, xe, tài xế hoặc chi phí.

Note

Để quản lý tai nạn, việc tạo ra các bản ghi dịch vụ là cần thiết.

Tham khảo tài liệu dịch vụ để biết hướng dẫn chi tiết về cách tạo bản ghi dịch vụ trong ứng dụng Đội xe của LeanSoft.

Ghi lại tai nạn và sửa chữa

Để ghi lại một tai nạn và bắt đầu quá trình sửa chữa, bước đầu tiên là tạo một bản ghi dịch vụ chi tiết các sửa chữa cần thiết.

Note

Một số tai nạn yêu cầu nhiều sửa chữa với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Đối với những tình huống này, cần một bản ghi dịch vụ riêng biệt cho từng nhà cung cấp thực hiện sửa chữa. Để giữ cho các bản ghi được tổ chức, nên giữ nguyên trường Ghi chú, cũng như đính kèm các tài liệu quan trọng giống nhau, chẳng hạn như báo cáo của cảnh sát.

Điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ để xem bảng điều khiển chính Dịch vụ. Nhấp vào Mới ở góc trên bên trái, và một mẫu dịch vụ trống sẽ được tải.

Nhập thông tin sau vào mẫu:

• Mô tả: nhập mô tả các sửa chữa cần thiết để sửa chữa hoàn toàn phương tiện, chẳng hạn như Sửa chữa thân xe, Thay thế kính chắn gió, hoặc Thay thế cản sau, lốp và kính cửa sổ.

• Loại dịch vụ: trong ví dụ này, chọn Tai nạn - Lỗi của tài xế hoặc Tai nạn - Không lỗi, tùy thuộc vào tình huống.

  Khi nhập một trong hai Loại dịch vụ này lần đầu tiên, gõ vào loại dịch vụ mới, sau đó nhấp vào Tạo (loại dịch vụ mới). Một cửa sổ pop-up Tạo Loại Dịch Vụ xuất hiện, với loại dịch vụ mới được điền vào trường Tên. Trong trường Danh mục, chọn Dịch vụ từ menu thả xuống, sau đó nhấp vào nút Lưu & Đóng.

  Khi một loại dịch vụ tai nạn đã được thêm vào cơ sở dữ liệu, nó sẽ có sẵn để chọn từ menu thả xuống trong trường Loại dịch vụ.

• Ngày: sử dụng cửa sổ popover lịch để chọn ngày xảy ra tai nạn. Điều hướng đến tháng mong muốn bằng cách sử dụng các biểu tượng :icon:`fa-chevron-left` :icon:`fa-chevron-right` (mũi tên), sau đó nhấp vào ngày để chọn.

• Chi phí: để trường này trống, vì chi phí sửa chữa chưa được biết.

• Nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp thực hiện sửa chữa từ menu thả xuống. Nếu nhà cung cấp chưa được nhập vào hệ thống, hãy gõ tên nhà cung cấp và nhấp vào Tạo để thêm họ, hoặc Tạo và chỉnh sửa… để thêm và cấu hình nhà cung cấp.

• Xe: chọn phương tiện đã xảy ra tai nạn từ menu thả xuống. Khi phương tiện được chọn, trường Tài xế sẽ được điền và đơn vị đo lường cho trường Giá trị Đồng hồ sẽ xuất hiện.

• Tài xế: tài xế hiện tại được liệt kê cho phương tiện đã chọn sẽ tự động điền vào trường này khi Xe được chọn. Nếu một tài xế khác đang điều khiển phương tiện khi tai nạn xảy ra, hãy chọn tài xế đúng từ menu thả xuống.

• Giá trị Đồng hồ: nhập chỉ số đồng hồ khi tai nạn xảy ra. Các đơn vị đo lường là km (km) hoặc dặm (mi), tùy thuộc vào cách phương tiện được cấu hình.

• GHI CHÚ: nhập các chi tiết cụ thể của tai nạn ở dưới cùng của mẫu dịch vụ, chẳng hạn như Va chạm với hươu hoặc Va chạm từ phía sau tại một giao lộ khi dừng lại.

LeanSoft cung cấp khả năng đính kèm bất kỳ giấy tờ quan trọng nào, chẳng hạn như ước tính sửa chữa và báo cáo cảnh sát, vào bản ghi dịch vụ. Để thực hiện điều này, nhấp vào biểu tượng :icon:`fa-paperclip` (kẹp giấy), nằm trong chatter của mẫu, và một cửa sổ pop-up trình duyệt tập tin sẽ xuất hiện. Điều hướng đến bản ghi mong muốn và nhấp vào Mở để tải tệp lên.

Note

Khi một tệp được thêm vào bản ghi dịch vụ, một phần Tệp sẽ xuất hiện trong chatter. Để đính kèm thêm các bản ghi, nhấp vào :icon:`fa-plus-square` Đính kèm tệp để thêm tài liệu.

Các giai đoạn dịch vụ

Trong ứng dụng Đội xe của LeanSoft, có bốn giai đoạn dịch vụ mặc định:

MớiĐang thực hiệnĐã hoàn tấtĐã hủy

Giai đoạn mặc định khi một bản ghi dịch vụ được tạo ra. Dịch vụ đã được yêu cầu, nhưng sửa chữa chưa bắt đầu. Trường Chi phí cho giai đoạn này vẫn là số không.

Trong quá trình sửa chữa, thay đổi trạng thái dịch vụ để phản ánh tình trạng hiện tại của phương tiện bằng một trong hai cách: trên bản ghi dịch vụ cá nhân <fleet/service_record>, hoặc trong chế độ xem Kanban dịch vụ.

Bản ghi dịch vụ

Mở bảng điều khiển Dịch vụ chính, bằng cách điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ. Tiếp theo, nhấp vào bản ghi dịch vụ cá nhân để mở mẫu dịch vụ chi tiết. Nhấp vào giai đoạn mong muốn ở góc trên bên phải, phía trên mẫu dịch vụ, để thay đổi trạng thái.

Chế độ xem Kanban

Mở bảng điều khiển Dịch vụ chính, bằng cách điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ. Đầu tiên, nhấp vào biểu tượng :icon:`oi-view-kanban` Kanban ở góc trên bên phải của màn hình, tổ chức tất cả các sửa chữa theo phương tiện.

Tiếp theo, xóa bộ lọc Loại dịch vụ mặc định trong thanh tìm kiếm. Sau khi thực hiện, tất cả các dịch vụ xuất hiện trong chế độ xem Kanban, được tổ chức theo Trạng thái của chúng.

Kéo và thả bản ghi dịch vụ đến giai đoạn mong muốn.

Báo cáo tai nạn

Một trong những lý do chính để theo dõi tai nạn bằng phương pháp được nêu trong tài liệu này là khả năng xem tổng chi phí tai nạn, xác định các tài xế an toàn nhất, và tính toán chi phí tổng thực tế cho các phương tiện cụ thể.

Bảng điều khiển Dịch vụ chính hiển thị tất cả các thông tin tai nạn khác nhau, trong khi bảng điều khiển Báo cáo hiển thị tổng chi phí cho các phương tiện cụ thể.

Bảng điều khiển dịch vụ

Điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ để xem bảng điều khiển Dịch vụ. Tất cả các bản ghi dịch vụ được hiển thị trong chế độ xem :icon:`oi-view-list` (Danh sách), được nhóm theo thứ tự chữ cái, theo Loại dịch vụ.

Hai loại dịch vụ được tạo ra để theo dõi tai nạn xuất hiện trong danh sách: Tai nạn - Lỗi của tài xế và Tai nạn - Không lỗi.

Mỗi nhóm hiển thị số lượng bản ghi trong từng loại, và liệt kê các bản ghi cá nhân bên dưới tiêu đề nhóm. .. example:

Trong ví dụ này, có sáu tai nạn mà tài xế có lỗi, và bốn tai nạn không phải lỗi của tài xế. Bảng điều khiển này cũng hiển thị tổng chi phí ước tính :guilabel:`Chi phí` cho tất cả các tai nạn trong mỗi nhóm.

Tổng chi phí ước tính là `$19,164.81` đô la cho các sửa chữa tai nạn do tài xế gây ra, và `$2,548.21` đô la cho các tai nạn không lỗi.

.. image:: accidents/group-accidents.png
   :align: center
   :alt: Dịch vụ tai nạn, với tổng chi phí được làm nổi bật.

Note

Tổng Chi phí tính toán tất cả chi phí trên mẫu sửa chữa, bao gồm chi phí ước tính, cũng như chi phí sửa chữa cuối cùng. Con số này có thể không chính xác, nếu có bất kỳ sửa chữa nào ở giai đoạn Đang thực hiện, và hóa đơn cuối cùng chưa được tính toán.

Bảng điều khiển báo cáo

Điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Báo cáo ‣ Chi phí để xem báo cáo Phân tích Chi phí. Báo cáo này hiển thị một :icon:`fa-bar-chart` (Biểu đồ cột) của tất cả các chi phí Hợp đồng và Dịch vụ cho năm hiện tại, được tổ chức theo tháng (Ngày : (năm)), theo mặc định. Tổng, được đại diện bởi một đường kẻ chấm màu xám, là tổng hợp của cả chi phí Hợp đồng và Dịch vụ.

Để xem tổng chi phí theo phương tiện, nhấp vào biểu tượng :icon:`fa-caret-down` (mũi tên xuống) ở bên phải thanh tìm kiếm, để hiện menu thả xuống. Nhấp vào Phương tiện trong cột :icon:`oi-group` Nhóm Theo, và dữ liệu được tổ chức theo phương tiện.

Điều này hiển thị chi phí thực sự cho mỗi phương tiện, bao gồm cả chi phí hợp đồng (như chi phí thuê xe hàng tháng) và tất cả các chi phí dịch vụ, bao gồm tất cả các tai nạn. Di chuột qua một cột để hiện ra cửa sổ popover dữ liệu, hiển thị tên phương tiện và tổng chi phí. Điều này cho phép có cái nhìn đầy đủ hơn về chi phí của phương tiện.

Để xem chi tiết chi phí cá nhân cho cả chi phí hợp đồng và sửa chữa, nhấp vào biểu tượng :icon:`oi-view-pivot` (Pivot) ở góc trên bên phải của bảng điều khiển Phân tích Chi phí. Điều này hiển thị từng phương tiện trên một dòng riêng biệt và hiển thị chi phí Hợp đồng và chi phí Dịch vụ, cũng như chi phí Tổng.

Note

Chế độ xem :icon:`oi-view-pivot` (Pivot) sắp xếp dữ liệu theo phương tiện, theo mặc định, do đó việc nhóm dữ liệu theo Phương tiện là không cần thiết. Nếu bộ lọc này đã được kích hoạt, nó sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu được trình bày.

Quản lý sửa chữa tai nạn

Đối với các công ty có nhiều nhân viên, quản lý một đội xe lớn, việc chỉ hiển thị các hồ sơ dịch vụ ở các giai đoạn Mới và Đang thực hiện có thể tiết kiệm thời gian, nếu có số lượng lớn hồ sơ trong bảng điều khiển Dịch vụ.

Điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ, nơi tất cả các yêu cầu dịch vụ được tổ chức theo Loại dịch vụ. Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng :icon:`fa-caret-down` (mũi tên xuống) ở bên phải thanh tìm kiếm, để hiện menu thả xuống. Nhấp vào Thêm Bộ lọc Tùy chỉnh trong cột :icon:`fa-filter` Bộ lọc, và một cửa sổ bật lên Thêm Bộ lọc Tùy chỉnh xuất hiện.

Ba trường thả xuống cần được cấu hình trong cửa sổ bật lên.

Trong trường đầu tiên, cuộn xuống và chọn Giai đoạn.

Để trường thứ hai giữ nguyên là =.

Chọn Đang thực hiện từ menu thả xuống trong trường cuối cùng.

Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng :icon:`fa-plus` (dấu cộng) bên phải của trường cuối cùng, và một quy tắc giống hệt sẽ xuất hiện bên dưới quy tắc hiện tại.

Sau đó, thay đổi Đang thực hiện thành Mới trong trường thứ ba của quy tắc thứ hai, giữ các trường khác như cũ.

Nhấp vào nút Thêm ở dưới cùng để thêm bộ lọc tùy chỉnh mới.

Sự thay đổi nhỏ này chỉ hiển thị các dịch vụ ở các giai đoạn Mới và Đang thực hiện. Đây là một báo cáo hữu ích cho một công ty quản lý một số lượng lớn sửa chữa tại bất kỳ thời điểm nào.

Để báo cáo này xuất hiện như là báo cáo mặc định khi mở bảng điều khiển Dịch vụ, nhấp vào biểu tượng :icon:`fa-caret-down` (mũi tên xuống) ở xa bên phải của thanh tìm kiếm. Tiếp theo, nhấp vào Lưu tìm kiếm hiện tại, bên dưới cột :icon:`fa-star` Yêu thích, điều này sẽ hiển thị một cột thả xuống khác bên dưới. Đánh dấu ô kiểm bên cạnh Bộ lọc Mặc định, sau đó nhấp vào Lưu. Sau đó, bảng điều khiển Dịch vụ tùy chỉnh này sẽ xuất hiện, theo mặc định, bất cứ khi nào bảng điều khiển Dịch vụ được truy cập.