Chấm công¶
Ứng dụng Chấm công của LeanSoft hoạt động như một máy chấm công. Nhân viên có thể chấm công vào và ra khỏi làm việc bằng cách sử dụng một thiết bị chuyên dụng ở chế độ kiosk, trong khi người dùng cũng có thể chấm công vào và ra trực tiếp từ cơ sở dữ liệu. Quản lý có thể nhanh chóng thấy ai đang có mặt tại bất kỳ thời điểm nào, tạo báo cáo để xem giờ làm việc của mọi người, và có cái nhìn sâu sắc về những nhân viên nào đang làm thêm giờ, hoặc chấm công ra sớm hơn dự kiến.
Quyền truy cập¶
Điều quan trọng là phải hiểu cách các quyền truy cập khác nhau ảnh hưởng đến các tùy chọn và tính năng mà người dùng có thể truy cập trong ứng dụng Chấm công.
Mỗi người dùng trong cơ sở dữ liệu đều có thể chấm công vào và ra trực tiếp từ cơ sở dữ liệu mà không cần truy cập vào ứng dụng Chấm công. Ngoài ra, tất cả người dùng có thể truy cập hồ sơ chấm công của riêng mình từ biểu mẫu nhân viên trong ứng dụng Employees.
Quyền truy cập vào cả ứng dụng Chấm công và các tính năng khác nhau trong ứng dụng này được quyết định bởi quyền truy cập.
Để xem quyền truy cập mà một người dùng có, hãy điều hướng đến , và nhấp vào một người dùng cụ thể. Tab Quyền truy cập được hiển thị theo mặc định. Cuộn xuống phần Nhân sự để xem cài đặt. Đối với trường Chấm công, các tùy chọn là để trống hoặc chọn Quản trị viên.
Nếu tùy chọn Quản trị viên được chọn, người dùng có quyền truy cập đầy đủ vào toàn bộ ứng dụng Chấm công, mà không có bất kỳ hạn chế nào. Họ có thể xem tất cả các hồ sơ chấm công của nhân viên, vào chế độ Kiosk từ ứng dụng, truy cập tất cả các chỉ số báo cáo và thực hiện các thay đổi đối với cài đặt. Nếu để trống, người dùng sẽ không có quyền truy cập vào ứng dụng Chấm công.
Người phê duyệt¶
Trường hợp duy nhất khác mà thông tin có thể truy cập khác nhau trong ứng dụng Chấm công là dành cho người phê duyệt. Nếu một người dùng không có quyền quản trị đối với ứng dụng Chấm công, nhưng họ được đặt làm người phê duyệt của một nhân viên đối với ứng dụng Chấm công, người dùng đó có thể xem hồ sơ chấm công của nhân viên cụ thể đó, cũng như thực hiện các thay đổi đối với hồ sơ chấm công của nhân viên đó, nếu cần thiết. Điều này áp dụng cho tất cả nhân viên mà người dùng được liệt kê là người phê duyệt của ứng dụng Chấm công. Người phê duyệt thường là quản lý, mặc dù điều này không bắt buộc.
Để xem ai là người phê duyệt chấm công của một nhân viên, hãy điều hướng đến và nhấp vào nhân viên cụ thể. Nhấp vào tab Thông tin Công việc, cuộn xuống phần Người phê duyệt và kiểm tra trường Attendance. Người được chọn có thể xem hồ sơ chấm công của nhân viên đó, cả trên bảng điều khiển ứng dụng Chấm công cũng như trong các báo cáo chấm công, và thực hiện các thay đổi đối với hồ sơ của họ.
Cấu hình¶
Cần ít cấu hình trong ứng dụng Chấm công. Việc xác định cách nhân viên chấm công vào và ra, định nghĩa cách các kiosk hoạt động và xác định cách tính giờ làm thêm đều được đặt trong menu Cấu hình. Điều hướng đến để truy cập menu cấu hình.
Chế độ¶
Chấm công từ Backend: kích hoạt lựa chọn này để cho phép người dùng chấm công vào và ra trực tiếp từ cơ sở dữ liệu LeanSoft. Nếu không kích hoạt, người dùng phải sử dụng kiosk để chấm công vào và ra.
Giờ làm thêm¶
Phần này chỉ rõ cách tính thời gian làm thêm, bao gồm khi nào thời gian làm thêm được tính và thời gian nào không được ghi nhận.
Tính giờ làm thêm: bật hộp này để cho phép nhân viên ghi nhận giờ làm thêm ngoài giờ làm việc của họ (đôi khi gọi là làm thêm giờ). Kích hoạt lựa chọn này cũng hiển thị các cài đặt sau. Nếu không kích hoạt, không có cấu hình nào khác xuất hiện.
Bắt đầu từ: ngày hiện tại được tự động nhập vào trường này. Nếu muốn, nhấp vào trường này và sử dụng trình chọn lịch để thay đổi ngày bắt đầu ghi nhận giờ làm thêm.
Thời gian dung sai có lợi cho Công ty: nhập khoảng thời gian, tính bằng phút, mà không được tính vào giờ làm thêm của nhân viên. Khi một nhân viên chấm công ra, và thời gian làm thêm ghi nhận dưới số phút đã chỉ định, thời gian làm thêm không được tính là giờ làm thêm cho nhân viên đó.
Thời gian dung sai có lợi cho Nhân viên: nhập khoảng thời gian, tính bằng phút, mà nhân viên được cho phép, không ảnh hưởng xấu đến hồ sơ chấm công của họ nếu họ ghi nhận ít hơn thời gian làm việc của họ. Khi một nhân viên chấm công ra, và tổng thời gian ghi nhận trong ngày ít hơn giờ làm việc quy định của họ và ít hơn khoảng thời gian dung sai được chỉ định này, họ không bị phạt vì thời gian làm việc giảm của họ.
Example
Một công ty đặt cả hai trường Dung sai là
15phút, và giờ làm việc cho toàn bộ công ty được đặt từ 9:00 AM đến 5:00 PM.Nếu một nhân viên chấm công vào lúc 9:00 AM và chấm công ra lúc 5:14 PM, 14 phút làm thêm đó không được tính vào giờ làm thêm của họ.
Nếu một nhân viên chấm công vào lúc 9:05 AM và chấm công ra lúc 4:55 PM, mặc dù họ ghi nhận ít hơn tổng cộng 10 phút so với giờ làm việc đầy đủ của họ, họ không bị phạt vì sự chênh lệch này.
Hiển thị giờ làm thêm: kích hoạt hộp này để hiển thị giờ làm thêm ghi nhận bởi một nhân viên khi họ chấm công ra với một kiosk, hoặc khi một người dùng chấm công ra trong cơ sở dữ liệu.
Note
Nhân viên vẫn có thể ghi nhận giờ làm thêm ngay cả khi tùy chọn Tính giờ làm thêm không được kích hoạt. Sự khác biệt là khi Tính giờ làm thêm được kích hoạt, giờ làm thêm có thể được khấu trừ từ một yêu cầu nghỉ phép đã được phê duyệt.
Overview¶
Khi truy cập vào ứng dụng Chấm công, bảng điều khiển Tổng quan sẽ được hiển thị, chứa tất cả thông tin check in và check out của người dùng đã đăng nhập. Nếu người dùng có các quyền truy cập cụ thể và/hoặc là người phê duyệt cho nhân viên cụ thể, thì thông tin check in và check out của những nhân viên đó cũng sẽ hiển thị trên bảng điều khiển Tổng quan.
Views¶
Để thay đổi chế độ xem từ biểu đồ Gantt mặc định sang chế độ xem danh sách, nhấp vào biểu tượng Danh sách ở góc trên bên phải của bảng điều khiển, bên dưới ảnh của người dùng. Để chuyển lại biểu đồ Gantt, nhấp vào nút Gantt, nằm cạnh nút Danh sách.
Chế độ xem mặc định hiển thị thông tin của ngày hiện tại. Để hiển thị thông tin cho Tuần, Tháng, hoặc Năm, nhấp vào nút Ngày để mở ra menu thả xuống, hiển thị các tùy chọn khác. Chọn chế độ xem mong muốn, và bảng điều khiển sẽ cập nhật, hiển thị thông tin đã chọn. Để thay đổi Ngày, Tuần, Tháng, hoặc Năm được hiển thị, nhấp vào các nút ← (mũi tên trái) hoặc → (mũi tên phải) ở hai bên của menu thả xuống. Để quay lại chế độ xem chứa ngày hiện tại, nhấp vào nút Hôm nay. Điều này sẽ làm mới bảng điều khiển, hiển thị thông tin chứa dữ liệu của ngày hiện tại.
Trong chế độ xem Ngày, cột cho giờ hiện tại được tô sáng màu vàng. Nếu chọn chế độ xem Tuần hoặc Tháng, cột cho ngày hiện tại sẽ được tô sáng. Nếu chọn chế độ xem Năm, tháng hiện tại sẽ được tô sáng.
Bất kỳ mục nhập nào có lỗi sẽ xuất hiện màu đỏ, cho biết chúng cần được giải quyết bởi người dùng có quyền truy cập phù hợp và/hoặc là người phê duyệt cho nhân viên có lỗi đó.
Bộ lọc và nhóm¶
Để lọc kết quả trong bảng điều khiển tổng quan hoặc hiển thị các nhóm thông tin khác nhau, nhấp vào nút 🔻 (tam giác thả xuống) ở bên phải thanh Tìm kiếm phía trên bảng điều khiển, và chọn một trong những Bộ lọc hoặc Nhóm theo có sẵn. Có nhiều bộ lọc và nhóm được cấu hình sẵn để chọn, cũng như một tùy chọn để tạo các bộ lọc tùy chỉnh.
Bộ lọc¶
Các bộ lọc mặc định có thể chọn bao gồm:
Chấm công của tôi: bộ lọc này chỉ hiển thị dữ liệu chấm công của người dùng.
Đội của tôi: bộ lọc này hiển thị dữ liệu chấm công cho đội của người dùng.
Đang làm việc: bộ lọc này hiển thị dữ liệu chấm công cho tất cả mọi người hiện đang check in.
Lỗi: bộ lọc này hiển thị bất kỳ mục nhập nào có lỗi cần được giải quyết.
Check In: bộ lọc này có một menu thả xuống để chọn khoảng thời gian cụ thể. Chọn khoảng thời gian mong muốn từ các tùy chọn được hiển thị, bao gồm tháng, quý hoặc năm cụ thể.
7 ngày gần đây: bộ lọc này hiển thị dữ liệu chấm công trong 7 ngày qua.
Thêm bộ lọc tùy chỉnh: tạo bộ lọc tùy chỉnh bằng cách sử dụng cửa sổ pop-up xuất hiện khi chọn tùy chọn này.
Nhóm¶
Các nhóm mặc định có thể chọn bao gồm:
Check In: nhóm này hiển thị một menu thả xuống chứa các tùy chọn thời gian sau: Năm, Quý, Tháng, Tuần, và Ngày. Chọn khoảng thời gian để hiển thị tất cả thông tin check-in, được nhóm theo khoảng thời gian đã chọn.
Nhân viên: nhóm này hiển thị dữ liệu chấm công được tổ chức theo nhân viên.
Check Out: nhóm này hiển thị một menu thả xuống chứa các tùy chọn thời gian sau: Năm, Quý, Tháng, Tuần, và Ngày. Chọn khoảng thời gian để hiển thị tất cả thông tin check-out, được nhóm theo khoảng thời gian đã chọn.
Thêm nhóm tùy chỉnh: tùy chọn này hiển thị một menu thả xuống với nhiều tùy chọn để nhóm dữ liệu chấm công, bao gồm Thành phố, Quốc gia, Chế độ, và Địa chỉ IP.
Chi tiết nhật ký chấm công¶
LeanSoft ghi lại các chi tiết về thời gian và địa điểm khi người dùng check in và check out. Các chi tiết cụ thể được cung cấp sẽ được xác định bởi phương pháp mà người dùng check in và check out.
Để xem chi tiết check in và/hoặc check out cụ thể cho một nhân viên, nhấp vào một mục nhập cá nhân trong bảng điều khiển tổng quan.
Một nhật ký chấm công chi tiết cho người dùng sẽ xuất hiện trong cửa sổ pop-up. Để đóng nhật ký chấm công chi tiết, nhấp vào nút Lưu & Đóng ở góc dưới bên trái của biểu mẫu.
Nhật ký chấm công chi tiết chứa các thông tin sau:
Chi tiết chính¶
Nhân viên: tên của nhân viên.
Check In: ngày và giờ nhân viên check in.
Check Out: ngày và giờ nhân viên check out. Thông tin này chỉ hiển thị nếu nhân viên đã check out.
Giờ làm việc: tổng số thời gian mà nhân viên đã chấm công trong ngày, được hiển thị dưới dạng giờ và phút (HH:MM). Giá trị này tính toán tất cả các lần check in và check out trong ngày, nếu nhân viên check in và check out nhiều lần.
Giờ thêm: bất kỳ giờ làm thêm nào mà nhân viên đã chấm công vượt quá giờ làm việc dự kiến của họ.
Chi tiết check in/check out¶
Các thông tin sau đây xuất hiện cho cả phần Check In và Check Out.
Chế độ: phương thức mà thông tin chấm công được thu thập. Systray sẽ được hiển thị nếu nhân viên đăng nhập và đăng xuất trực tiếp từ cơ sở dữ liệu, Thủ công sẽ được hiển thị nếu nhân viên đăng nhập và đăng xuất sử dụng một kiosk chấm công.
Địa chỉ IP: địa chỉ IP của máy tính mà nhân viên đã sử dụng để đăng nhập hoặc đăng xuất.
Trình duyệt: trình duyệt web mà nhân viên đã sử dụng để đăng nhập hoặc đăng xuất.
Vị trí: thành phố và quốc gia liên kết với địa chỉ IP của máy tính.
Tọa độ GPS: tọa độ cụ thể khi người dùng đăng nhập hoặc đăng xuất. Để xem tọa độ cụ thể trên bản đồ, nhấp vào nút → Xem trên Bản đồ bên dưới Tọa độ GPS. Điều này sẽ mở một bản đồ trong một tab trình duyệt mới, với vị trí cụ thể được chỉ ra.
Lỗi¶
Các mục nhập chứa lỗi sẽ xuất hiện trên bảng điều khiển tổng quan với màu đỏ. Trong chế độ xem Gantt, mục nhập sẽ xuất hiện với nền đỏ. Nếu ở chế độ xem Danh sách, văn bản của mục nhập sẽ xuất hiện màu đỏ.
Lỗi thường xảy ra khi nhân viên đã check in nhưng không check out trong vòng 24 giờ qua, hoặc khi một nhân viên có khoảng thời gian check in và check out kéo dài trên 16 giờ.
Để sửa lỗi, mục nhập chấm công phải được chỉnh sửa hoặc xóa. Nhấp vào mục nhập để hiển thị một cửa sổ pop-up chứa chi tiết của mục nhập cụ thể đó. Để chỉnh sửa thông tin Check In và/hoặc Check Out, nhấp vào trường Check In hoặc Check Out và một bộ chọn lịch sẽ xuất hiện. Nhấp vào ngày mong muốn, sau đó sử dụng bộ chọn thời gian bên dưới lịch để chọn thời gian cụ thể cho mục nhập. Khi thông tin đã chính xác, nhấp vào Áp dụng.
Khi tất cả thông tin trên cửa sổ pop-up đã chính xác, nhấp vào Lưu & Đóng. Khi mục nhập không còn lỗi, mục nhập sẽ xuất hiện màu xám thay vì màu đỏ.
Để xóa một mục nhập, nhấp vào Xóa trên cửa sổ pop-up thay vì chỉnh sửa mục nhập.
Báo cáo¶
Để xem báo cáo chấm công, nhấp vào Báo cáo trong menu trên cùng. Báo cáo mặc định hiển thị thông tin chấm công của mỗi nhân viên trong 3 tháng qua, dưới dạng Biểu đồ đường.
Chế độ xem mặc định là Biểu đồ. Để xem dữ liệu dưới dạng bảng tổng hợp, nhấp vào nút Bảng Pivot ở góc trên bên phải của báo cáo. Để chuyển lại chế độ xem biểu đồ, nhấp vào nút Biểu đồ, nằm cạnh nút Bảng Pivot.
Để hiển thị thông tin khác, điều chỉnh bộ lọc và nhóm giống như trong bảng điều khiển Tổng quan.
Dữ liệu có thể được hiển thị dưới dạng Biểu đồ cột, Biểu đồ đường, Biểu đồ tròn, Biểu đồ chồng, hoặc theo thứ tự Giảm dần hoặc Tăng dần. Để thay đổi chế độ xem sang bất kỳ biểu đồ nào trong số này, nhấp vào nút tương ứng phía trên biểu đồ được hiển thị.
Để thay đổi Chỉ số, nhấp vào nút Chỉ số và chọn chỉ số mong muốn từ menu thả xuống.
Báo cáo cũng có thể được chèn vào bảng tính. Nhấp vào nút Chèn vào bảng tính và một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện. Chọn bảng tính mong muốn và nhấp vào Xác nhận.
See also