Continuous product improvement¶
Cải tiến liên tục là một triết lý chung nhằm giúp các cá nhân và tổ chức liên tục cải thiện bản thân và công việc họ tạo ra.
Có nhiều phương pháp khác nhau thuộc phạm vi cải tiến liên tục. Những phương pháp này bao gồm kaizen, six sigma và lean, trong số các phương pháp khác. Mặc dù các bước cụ thể của mỗi phương pháp khác nhau, mục tiêu của chúng vẫn là như nhau: thực hiện một quy trình mà trong đó cải tiến là mục tiêu liên tục, thay vì là một thành tựu chỉ xảy ra một lần.
Các phần dưới đây chứa chi tiết về cách LeanSoft có thể được sử dụng để thực hiện bốn bước chung phổ biến trong nhiều chiến lược cải tiến liên tục, với các liên kết đến tài liệu về cách cấu hình các tính năng cần thiết. Phần cuối cùng chi tiết cách một công ty cụ thể có thể cấu hình các triển khai LeanSoft này trong tổ chức của họ.
Important
Cải tiến liên tục không phải là một phương pháp “một kích cỡ vừa vặn tất cả”. Mặc dù hầu hết các chiến lược bao gồm từ bốn đến sáu bước, việc thực hiện đúng yêu cầu phát triển một hệ thống phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng công ty.
Đây không phải là một hạn chế, mà là một lợi ích, vì nó làm cho phương pháp linh hoạt đủ để thích ứng với gần như bất kỳ trường hợp sử dụng nào. LeanSoft, đặc biệt, thích ứng tốt với sự linh hoạt này, vì nó có thể được cấu hình để đáp ứng nhu cầu của hầu như bất kỳ quy trình làm việc nào.
Do đó, điều quan trọng là phải nhớ rằng nội dung dưới đây chỉ cung cấp ví dụ về cách LeanSoft có thể được sử dụng. Chúng nên được xem như là một điểm khởi đầu hơn là một sơ đồ cụ thể mà mọi tổ chức phải tuân theo.
Identify problems¶
Trước khi cải tiến có thể bắt đầu, cần xác định nơi nào cần cải thiện. Đây là nơi việc xác định các vấn đề phát huy tác dụng. Hai ứng dụng LeanSoft tốt nhất để xác định các vấn đề với sản phẩm hoặc quy trình là Helpdesk và Quality.
Helpdesk¶
Ứng dụng Helpdesk rất hữu ích cho việc nhận phản hồi từ bên ngoài tổ chức, như từ khách hàng hoặc khách hàng. Điều này được thực hiện bằng cách triển khai một (hoặc nhiều) phương pháp để nhận vé, bao gồm các bí danh email, cuộc trò chuyện qua chat trực tiếp và các mẫu trên trang web.
Sử dụng các phương pháp này, khách hàng có thể gửi phản hồi về các vấn đề, sau đó được xem xét bởi một thành viên của nhóm hỗ trợ. Tùy thuộc vào kết quả của việc xem xét, thành viên của nhóm có thể quyết định thực hiện các hành động tiếp theo để đảm bảo vấn đề được giải quyết. Điều này có thể bao gồm việc tạo ra một cảnh báo chất lượng.
Quality¶
Ứng dụng Quality rất hữu ích cho việc nhận phản hồi từ bên trong tổ chức, như từ nhân viên.
Một phương pháp để thực hiện điều này là thiết lập một điểm kiểm soát chất lượng (QCP). Một |QCP| được sử dụng để tự động tạo các kiểm tra chất lượng theo các khoảng thời gian đều đặn, yêu cầu nhân viên kiểm tra và xác nhận chất lượng của sản phẩm.
Nếu phát hiện vấn đề, nhân viên có thể tạo một cảnh báo chất lượng để thông báo cho một nhóm chất lượng. Cảnh báo chất lượng cũng có thể được tạo độc lập với |QCP|, trong trường hợp nhân viên phát hiện vấn đề mà không được yêu cầu kiểm tra. Đây là một cách tuyệt vời để nhân viên hỗ trợ khách hàng thông báo cho nhóm chất lượng về một vấn đề được khách hàng đưa ra qua vé hỗ trợ.
Suggest improvements¶
Khi một vấn đề được xác định, bước tiếp theo là đưa ra các ý tưởng về cách giải quyết vấn đề. Giống như việc xác định các vấn đề, ứng dụng Quality cũng hữu ích cho việc gợi ý các cải tiến. Thêm vào đó, ứng dụng PLM (Quản lý vòng đời sản phẩm) cũng có thể được sử dụng cho mục đích này.
Quality¶
Khi tạo một cảnh báo chất lượng để đưa một vấn đề đến sự chú ý của đội ngũ chất lượng, các tab Hành động Khắc phục và Hành động Phòng ngừa có thể được sử dụng để cung cấp phản hồi về cách giải quyết vấn đề.
Tab Hành động Khắc phục được sử dụng để gợi ý một phương pháp để sửa chữa các mục bị ảnh hưởng bởi vấn đề. Ví dụ, Vặn chặt các con vít hơn, để ghế không bị di chuyển.
Tab Hành động Phòng ngừa được sử dụng để gợi ý một phương pháp để ngăn chặn vấn đề xảy ra trong tương lai. Ví dụ, Đừng vặn các con vít quá chặt, nếu không chúng sẽ bị hỏng.
Đội ngũ chất lượng xem xét cảnh báo sẽ thấy các hành động được gợi ý này, và có thể xem xét chúng khi quyết định cách giải quyết vấn đề.
PLM¶
Ứng dụng |PLM| được sử dụng để quản lý vòng đời của một sản phẩm từ khi giới thiệu cho đến mỗi phiên bản kế tiếp. Do đó, nó rất hữu ích để kiểm tra các ý tưởng cải tiến sản phẩm.
Sử dụng lệnh thay đổi kỹ thuật, các đội ngũ quản lý sản phẩm có thể tạo ra các phiên bản mới của |BoMs| sản phẩm, thêm hoặc loại bỏ các thành phần hoặc quy trình cụ thể, nếu cần. Các sản phẩm được tạo ra bằng các |BoMs| này sẽ được đưa qua quy trình xem xét để xác nhận hiệu quả của các thay đổi.
Thực hiện chiến lược¶
Việc thực hiện chiến lược liên quan đến việc đưa các giải pháp đề xuất từ bước gợi ý cải tiến vào hành động. Ứng dụng |PLM| tiếp tục hữu ích trong bước này, vì nó có thể được cấu hình để thực hiện cập nhật |BoM|. Ứng dụng Field Service cũng có thể được sử dụng bởi một số công ty để cải tiến các sản phẩm đã được bán cho khách hàng.
PLM¶
Khi các thay đổi |BoM| đã trải qua quy trình xem xét phù hợp, chúng có thể được phê duyệt, và |BoM| cập nhật được đưa vào sử dụng. Điều này được thực hiện bằng cách cấu hình một trong các giai đoạn xem xét |ECO| để áp dụng các thay đổi đã thực hiện đối với |BoM|, lúc này |BoM| cập nhật sẽ có sẵn cho các |MOs| mới.
Các |BoMs| sản phẩm có thể tiếp tục được cập nhật, nếu cần. Các tính năng kiểm soát phiên bản của ứng dụng |PLM| cho phép quản lý dễ dàng tất cả các phiên bản của một |BoM| nhất định.
Field Service¶
Ứng dụng |PLM| là một cách tuyệt vời để thực hiện các thay đổi đối với |BoMs| sản phẩm. Tuy nhiên, những thay đổi này chỉ ảnh hưởng đến các sản phẩm được sản xuất theo |BoM| mới. Nếu một sản phẩm bị lỗi đã được bán cho khách hàng, có thể cần phải sửa chữa (hoặc cập nhật) sản phẩm đó.
Trong trường hợp như vậy, ứng dụng Field Service có thể được sử dụng để lên lịch can thiệp tại chỗ. Những can thiệp này cho phép các kỹ thuật viên dịch vụ (hoặc nhân viên khác) được cử đến địa điểm của khách hàng để giải quyết vấn đề với sản phẩm.
Xem xét hành động¶
Việc xem xét hành động là nơi mà phần “liên tục” của cải tiến liên tục phát huy tác dụng, vì nó cho phép tổ chức đánh giá các quyết định được đưa ra ở các bước trước đó. Do đó, bước này, về cơ bản, là quay trở lại đầu quy trình, để các vấn đề bổ sung có thể được xác định và giải quyết.
Điều này có nghĩa là các ứng dụng Helpdesk và Quality nên được sử dụng lại để nhận phản hồi từ khách hàng và nhân viên. Một ứng dụng khác có thể hữu ích ở giai đoạn này là ứng dụng Surveys.
Surveys¶
Sau khi thực hiện các thay đổi đối với một sản phẩm hoặc quy trình, có thể là khôn ngoan khi yêu cầu khách hàng phản hồi trực tiếp, thay vì chờ đợi để nghe từ họ theo ý muốn của họ. Điều này có thể làm sáng tỏ phản hồi mà khách hàng có thể đã bỏ qua để chia sẻ.
Một trong những cách tốt nhất để thực hiện điều này là thông qua ứng dụng Khảo sát. Tạo một khảo sát và gửi nó cho các khách hàng nhận sản phẩm đã được cập nhật, làm tăng khả năng nhận được phản hồi liên quan về sản phẩm.
Ví dụ quy trình: cải tiến sản phẩm giá treo áo
Wood Hut là một nhà sản xuất các sản phẩm gỗ tinh xảo. Họ cam kết sản xuất các sản phẩm có chất lượng tốt nhất có thể, và luôn tìm cách cải tiến các sản phẩm họ bán, cùng với các quy trình được sử dụng để tạo ra chúng.
Wood Hut sử dụng nền tảng LeanSoft để quản lý mọi yếu tố trong quy trình sản xuất, hoàn thiện và sự hài lòng của khách hàng. Họ đã phát triển một quy trình cải tiến sản phẩm tùy chỉnh kết hợp các ứng dụng Helpdesk, Quality, PLM và Manufacturing.
Một trong những sản phẩm phổ biến nhất của Wood Hut là giá treo áo của họ. Nó được làm hoàn toàn bằng gỗ sồi, và khách hàng mô tả nó là “thanh lịch và trang nhã.” Tuy nhiên, phản hồi gần đây từ khách hàng về giá treo áo đã làm nổi bật các vấn đề về chất lượng cần phải xem xét lại quy trình sản xuất hiện tại.
Quy trình sửa đổi sản phẩm bắt đầu khi đội ngũ dịch vụ khách hàng nhận được một vé trong ứng dụng Helpdesk từ một khách hàng gặp vấn đề với giá treo áo mà cô ấy đã mua. Khách hàng, Abigail Peterson, đã phát hiện rằng giá treo áo của cô bị đổ khi treo quá năm chiếc áo. Đây là một vấn đề lớn, vì giá treo áo có đủ các chốt để treo sáu chiếc áo.
Marc, nhân viên dịch vụ khách hàng được phân công vé helpdesk, mở ứng dụng Quality, và tạo một cảnh báo chất lượng mới. Anh gán cho Đội ngũ Chất lượng Sản xuất và chỉ định Julie Andreson là nhân viên chất lượng chịu trách nhiệm về cảnh báo này.
Julie xem xét cảnh báo, và tham khảo ý kiến đội ngũ của cô về phương án hành động tốt nhất. Họ quyết định rằng cần phải sửa đổi |BoM| của sản phẩm để ngăn chặn vấn đề xảy ra trong tương lai, điều này được Julie ghi chú trong tab Hành động Khắc phục của cảnh báo chất lượng.
Sau đó, Julie nhắn tin cho kỹ sư sản phẩm, Joe Kazan trong phần trò chuyện của cảnh báo chất lượng để thu hút sự chú ý của anh. Joe mở ứng dụng |PLM| và tạo một |ECO| mới, ghi chú vấn đề với giá treo áo, và gợi ý rằng có thể cần thay đổi |BoM| của sản phẩm.
Joe nhấp vào Bắt đầu Sửa đổi, sau đó nhấp vào nút thông minh Sửa đổi để mở phiên bản hai của |BoM| giá treo áo. |BoM| này được tạo cùng với |ECO|, và vẫn được lưu trữ cho đến khi được phê duyệt.
Sau một số thử nghiệm, Joe phát hiện rằng việc thêm một cây chống kim loại vào giá treo áo giúp làm tăng độ bền của nó, cho phép giá treo có thể giữ sáu chiếc áo hoặc nhiều hơn mà không bị đổ. Anh cập nhật |BoM| để bao gồm cây chống như một trong các thành phần, và thêm một quy trình bổ sung để đảm bảo nó được lắp đặt trong quá trình sản xuất. Cuối cùng, anh để lại một tin nhắn trong phần trò chuyện của |ECO|, thông báo cho quản lý của mình, Jose, rằng nó đã sẵn sàng để xem xét.
Jose xem xét các thay đổi, và xác nhận rằng chúng là một phương pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề với giá treo áo. Ông chuyển |ECO| đến giai đoạn Đã được phê duyệt, điều này làm cho phiên bản hai của |BoM| giá treo áo trở thành phiên bản hiện tại.
Bây giờ, mỗi khi một |MO| được tạo để sản xuất một giá treo áo, |BoM| cập nhật sẽ được chọn tự động. Wood Hut bắt đầu sản xuất giá treo áo được cải tiến, và phản hồi của khách hàng xác nhận rằng phiên bản mới đã giải quyết được vấn đề với phiên bản trước đó.
Sử dụng nền tảng LeanSoft, Wood Hut đã triển khai một quy trình cải tiến sản phẩm từ đầu đến cuối. Vì các yếu tố thiết yếu của quy trình này (phản hồi của khách hàng, kiểm soát chất lượng, v.v.) luôn hoạt động, nó có thể được sử dụng lại để liên tục cập nhật các sản phẩm và quy trình.