Tận dụng hoạt động cho các đội kinh doanh¶
Hoạt động là các nhiệm vụ theo dõi liên kết với một bản ghi trong cơ sở dữ liệu LeanSoft. Hoạt động có thể được lên lịch trên bất kỳ trang nào của cơ sở dữ liệu chứa luồng chatter, chế độ xem Kanban, chế độ xem danh sách, hoặc chế độ xem hoạt động của một ứng dụng.
Hoạt động đã lên kế hoạch cho Khách hàng tiềm năng và Cơ hội.¶
Loại hoạt động¶
Một tập hợp các loại hoạt động được cấu hình sẵn có sẵn trong ứng dụng CRM. Để xem danh sách các loại hoạt động có sẵn, điều hướng đến .
Note
Các loại hoạt động bổ sung có sẵn trong cơ sở dữ liệu, và có thể được sử dụng thông qua các ứng dụng khác nhau. Để truy cập danh sách đầy đủ của các loại hoạt động, đi đến , sau đó cuộn đến phần Thảo luận, và nhấp Loại hoạt động.
Các loại hoạt động được cấu hình sẵn cho ứng dụng CRM như sau:
Email: thêm một lời nhắc vào chatter nhắc nhở người bán hàng gửi email.
- Cuộc gọi: mở một liên kết lịch nơi người bán hàng có thể lên lịch thời gian để gọi
liên hệ.
- Cuộc họp: mở một liên kết lịch nơi người bán hàng có thể lên lịch thời gian để có một
cuộc họp với liên hệ.
Cần làm: thêm một nhiệm vụ nhắc nhở chung vào chatter.
- Tải lên tài liệu: thêm một liên kết trên hoạt động nơi một tài liệu bên ngoài có thể được
tải lên. Lưu ý rằng ứng dụng Tài liệu không cần thiết để sử dụng loại hoạt động này.
Note
Nếu các ứng dụng khác được cài đặt, như Bán hàng hoặc Kế toán, các loại hoạt động khác được cung cấp trong ứng dụng CRM.
Tạo một loại hoạt động mới¶
Để tạo một loại hoạt động mới, nhấp Mới ở góc trên bên trái của trang để mở một biểu mẫu trống.
Ở đầu biểu mẫu, bắt đầu bằng cách chọn một Tên cho loại hoạt động mới.
Cài đặt hoạt động¶
Hành động¶
Trường Hành động xác định mục đích của hoạt động. Một số hành động kích hoạt các hành vi cụ thể sau khi một hoạt động được lên lịch.
- Nếu Tải lên tài liệu được chọn, một liên kết để tải lên tài liệu được thêm trực tiếp vào
hoạt động đã lên kế hoạch trong chatter.
- Nếu Cuộc gọi hoặc Cuộc họp được chọn, người dùng có tùy chọn mở
lịch của họ để lên lịch thời gian cho hoạt động này.
- Nếu Yêu cầu chữ ký được chọn, một liên kết được thêm vào hoạt động đã lên kế hoạch trong
chatter mở một cửa sổ pop-up yêu cầu chữ ký.
Note
Các hành động có sẵn để chọn trên một loại hoạt động thay đổi, tùy thuộc vào các ứng dụng hiện tại đã được cài đặt trong cơ sở dữ liệu.
Người dùng mặc định¶
Để tự động gán hoạt động này cho một người dùng cụ thể khi loại hoạt động này được lên lịch, chọn một tên từ menu thả xuống Người dùng mặc định. Nếu trường này để trống, hoạt động được gán cho người dùng tạo hoạt động.
Tóm tắt mặc định¶
Để bao gồm ghi chú bất cứ khi nào loại hoạt động này được tạo, nhập chúng vào trường Tóm tắt mặc định.
Note
Thông tin trong các trường Người dùng mặc định và Tóm tắt mặc định được bao gồm khi một hoạt động được tạo. Tuy nhiên, chúng có thể được thay đổi trước khi hoạt động được lên lịch hoặc lưu.
Hoạt động tiếp theo¶
Để tự động đề xuất, hoặc kích hoạt, một hoạt động mới sau khi một hoạt động đã được đánh dấu là hoàn thành, Loại Chaining phải được thiết lập.
Đề xuất hoạt động tiếp theo¶
Trong trường Loại Chaining, chọn Đề xuất Hoạt động Tiếp theo. Khi thực hiện, trường dưới đây thay đổi thành: Đề xuất. Nhấp vào menu thả xuống trường Đề xuất để chọn bất kỳ hoạt động nào để đề xuất làm nhiệm vụ tiếp theo cho loại hoạt động này.
Trong trường Lịch trình, chọn một thời hạn mặc định cho các hoạt động này. Để làm như vậy, cấu hình một số lượng mong muốn của Ngày, Tuần, hoặc Tháng. Sau đó, quyết định nếu nó nên xảy ra sau ngày hoàn thành hoặc sau thời hạn hoạt động trước.
Thông tin trường Lịch trình này có thể được thay đổi trước khi hoạt động được lên lịch.
Khi tất cả các cấu hình đã hoàn tất, nhấp Lưu.
Note
Nếu một hoạt động có Loại Chaining được đặt thành Đề xuất Hoạt động Tiếp theo, và có các hoạt động được liệt kê trong trường Đề xuất, người dùng sẽ được trình bày với các đề xuất cho các hoạt động là bước tiếp theo.
Kích hoạt hoạt động tiếp theo¶
Thiết lập Loại Chaining thành Kích hoạt Hoạt động Tiếp theo sẽ ngay lập tức khởi chạy hoạt động tiếp theo ngay khi hoạt động trước đó được hoàn thành.
Nếu Kích hoạt Hoạt động Tiếp theo được chọn trong trường Loại Chaining, trường dưới đây thay đổi thành: Kích hoạt. Từ menu thả xuống trường Kích hoạt, chọn hoạt động nào sẽ được khởi chạy ngay khi hoạt động này được hoàn thành.
Trong trường Lịch trình, chọn một thời hạn mặc định cho các hoạt động này. Để làm như vậy, cấu hình một số lượng mong muốn của Ngày, Tuần, hoặc Tháng. Sau đó, quyết định nếu nó nên xảy ra sau ngày hoàn thành hoặc sau thời hạn hoạt động trước.
Thông tin trường Lịch trình này có thể được thay đổi trước khi hoạt động được lên lịch.
Khi tất cả các cấu hình đã hoàn tất, nhấp Lưu.
Note
Khi một hoạt động có Loại Chaining được đặt thành Kích hoạt Hoạt động Tiếp theo, đánh dấu hoạt động là Hoàn thành ngay lập tức khởi chạy hoạt động tiếp theo được liệt kê trong trường Kích hoạt.
Theo dõi hoạt động¶
Để cập nhật pipeline với tình trạng hoạt động chính xác nhất, ngay khi một lead được tương tác, hoạt động liên quan nên được đánh dấu là Hoàn thành. Điều này đảm bảo hoạt động tiếp theo có thể được lên lịch theo nhu cầu. Nó cũng ngăn pipeline bị lộn xộn với các hoạt động quá hạn.
Pipeline hoạt động hiệu quả nhất khi nó được cập nhật và chính xác với các tương tác mà nó đang theo dõi.
Kế hoạch hoạt động¶
Kế hoạch hoạt động là các chuỗi hoạt động được cấu hình trước. Khi một kế hoạch hoạt động được khởi chạy, mỗi hoạt động trong chuỗi được lên lịch tự động.
Để tạo một kế hoạch mới, điều hướng đến . Nhấp Mới ở góc trên bên trái của trang để mở một biểu mẫu Kế hoạch Lead trống.
Nhập tên cho kế hoạch mới trong trường Tên Kế hoạch. Trên tab Hoạt động để Tạo, nhấp Thêm một dòng để thêm một hoạt động mới.
Chọn một Loại Hoạt động từ menu thả xuống. Nhấp Tìm kiếm thêm để xem danh sách đầy đủ các loại hoạt động có sẵn, hoặc để tạo một loại mới.
Tiếp theo, trong trường Tóm tắt, nhập bất kỳ chi tiết nào để mô tả cụ thể về hoạt động, bao gồm hướng dẫn cho nhân viên bán hàng hoặc thông tin cần khi hoàn thành hoạt động. Nội dung của trường này được bao gồm với hoạt động đã lên lịch, và có thể được chỉnh sửa sau.
Trong trường Phân công, chọn một trong các tùy chọn sau:
Hỏi khi khởi chạy: các hoạt động được phân công cho một người dùng khi kế hoạch được lên lịch.
Người dùng mặc định: các hoạt động luôn được phân công cho một người dùng cụ thể.
Nếu Người dùng mặc định được chọn trong trường Phân công, chọn một người dùng trong trường Được giao cho.
Tip
Kế hoạch hoạt động có thể có các hoạt động được phân công cho người dùng mặc định và người dùng được phân công tại thời điểm khởi chạy kế hoạch.
Tiếp theo, cấu hình thời gian biểu cho hoạt động. Các hoạt động có thể được lên lịch để xảy ra trước ngày kế hoạch hoặc sau. Sử dụng các trường Khoảng thời gian và Đơn vị để đặt thời hạn cho hoạt động này. Cuối cùng, trong trường Kích hoạt, chọn liệu hoạt động nên xảy ra trước hay sau ngày kế hoạch.
Example
Một kế hoạch hoạt động được tạo để xử lý các lead ưu tiên cao. Cụ thể, những lead này nên được liên hệ nhanh chóng, với một cuộc họp được lên lịch trong vòng hai ngày sau lần liên hệ ban đầu. Kế hoạch được cấu hình với các hoạt động sau:
Email hai ngày trước ngày kế hoạch
Cuộc họp không có ngày trước ngày kế hoạch
Tạo báo giá ba ngày sau ngày kế hoạch
Tải lên tài liệu ba ngày sau ngày kế hoạch
Theo dõi năm ngày sau ngày kế hoạch
Điều này đặt ngày kế hoạch là thời hạn cuộc họp, đó là mục tiêu của kế hoạch. Trước ngày đó, có thời gian dẫn đầu để liên hệ với khách hàng và chuẩn bị cho cuộc họp. Sau ngày đó, người bán hàng có thời gian để tạo báo giá, tải lên tài liệu, và theo dõi.
Lặp lại các bước này cho mỗi hoạt động được bao gồm trong kế hoạch.
Khởi chạy một kế hoạch hoạt động¶
Để khởi chạy một kế hoạch hoạt động trên một cơ hội CRM, điều hướng đến và nhấp vào thẻ Kanban của một cơ hội để mở nó.
Ở góc trên bên phải của chatter, nhấp Hoạt động để mở cửa sổ pop-up Lên lịch Hoạt động.
Trong trường Kế hoạch, chọn kế hoạch hoạt động mong muốn để khởi chạy. Điều này tạo ra một Tóm tắt Kế hoạch, liệt kê các hoạt động được bao gồm trong kế hoạch. Chọn một Ngày Kế hoạch bằng cách sử dụng popover lịch. Điều này cập nhật Tóm tắt Kế hoạch với các thời hạn dựa trên các khoảng thời gian được cấu hình trên kế hoạch hoạt động.
Chọn một người dùng trong trường Được giao cho. Người dùng này được giao cho bất kỳ hoạt động nào trên kế hoạch được cấu hình với Hỏi khi khởi chạy trong trường Phân công.
Nhấp Lên lịch.
Các chi tiết của kế hoạch được thêm vào chatter, cùng với mỗi hoạt động.
See also