Lên lịch phỏng vấn¶
Lên lịch phỏng vấn trực tiếp, ảo và qua điện thoại với LeanSoft thông qua ứng dụng Tuyển dụng.
Một cuộc phỏng vấn có thể được lên lịch theo một trong hai cách: bởi đội ngũ tuyển dụng, hoặc bởi ứng viên.
Phỏng vấn do đội ngũ tuyển dụng lên lịch¶
Khi một ứng viên đến giai đoạn phỏng vấn, đội ngũ tuyển dụng nên lên lịch phỏng vấn, bằng cách đầu tiên phối hợp ngày và giờ phù hợp với ứng viên và những người phỏng vấn.
Để lên lịch phỏng vấn, điều hướng đến thẻ của ứng viên, bằng cách trước tiên vào , và nhấp vào thẻ công việc liên quan. Điều này mở ra trang Ứng viên cho vị trí công việc đó. Sau đó, nhấp vào thẻ của ứng viên mong muốn để xem biểu mẫu chi tiết của ứng viên đó.
Để lên lịch một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, ảo hoặc trực tiếp, nhấp vào nút thông minh Không có cuộc họp ở đầu hồ sơ của ứng viên.
Note
Nút thông minh Cuộc họp hiển thị Không có cuộc họp nếu không có cuộc họp nào được lên lịch hiện tại. Đối với các ứng viên mới ở giai đoạn Phỏng vấn đầu tiên, đây là mặc định.
Nếu đã có một cuộc họp được lên lịch, nút thông minh sẽ hiển thị 1 Cuộc họp, với ngày của cuộc họp sắp tới bên dưới nó. Nếu có nhiều hơn một cuộc họp được lên lịch, nút sẽ hiển thị Cuộc họp tiếp theo, với ngày của cuộc họp sắp tới đầu tiên bên dưới nó.
Nhấp vào nút Cuộc họp thông minh sẽ tải một lịch, hiển thị các cuộc họp và sự kiện đã được lên lịch cho người dùng hiện tại, cũng như các nhân viên được liệt kê dưới phần Người tham dự, nằm bên phải của lịch.
Để thay đổi các cuộc họp và sự kiện hiện tại đang được hiển thị, bỏ chọn một người tham dự có lịch sự kiện sẽ bị ẩn. Chỉ những người tham dự đã được chọn mới hiển thị trên lịch.
Để thêm một cuộc họp vào lịch khi ở chế độ Ngày hoặc Tuần, nhấp vào thời gian bắt đầu của cuộc họp và kéo xuống thời gian kết thúc. Làm như vậy sẽ chọn ngày, giờ, và độ dài của cuộc họp.
Một cuộc họp cũng có thể được thêm vào chế độ xem này bằng cách nhấp vào ngày và khung thời gian mong muốn.
Cả hai phương pháp đều làm xuất hiện một cửa sổ pop-up Sự kiện mới.
Cửa sổ pop-up sự kiện mới¶
Nhấp vào một ô lưới tương ứng với thời gian và ngày, mở cửa sổ pop-up Sự kiện mới để lên lịch một cuộc họp. Nhập thông tin vào biểu mẫu. Các trường bắt buộc cần nhập là tiêu đề cho cuộc họp, cùng với các trường Bắt đầu (và ngày/giờ kết thúc).
Khi đã nhập chi tiết thẻ, nhấp vào Lưu & Đóng để lưu thay đổi và tạo cuộc phỏng vấn.
Sau khi nhập tên cần thiết cho cuộc họp, các trường có sẵn để chỉnh sửa trên thẻ Sự kiện mới như sau:
Tiêu đề cuộc họp: nhập chủ đề cho cuộc họp. Điều này nên rõ ràng chỉ ra mục đích của cuộc họp. Chủ đề mặc định là Tiêu đề/Tên ứng dụng trên thẻ của ứng viên.
Bắt đầu: ngày và giờ bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp. Nhấp vào bất kỳ trường nào trong số này mở một cửa sổ pop-up lịch. Nhấp vào Áp dụng để đóng cửa sổ.
Cả ngày: đánh dấu ô để lên lịch một cuộc phỏng vấn cả ngày. Nếu ô này được đánh dấu, trường Bắt đầu sẽ thay đổi thành Ngày bắt đầu.
Người tham dự: chọn những người sẽ tham dự cuộc họp. Nhân viên mặc định được liệt kê là người tạo cuộc họp. Thêm càng nhiều người khác càng tốt.
URL Cuộc gọi video: nếu cuộc họp là ảo, hoặc nếu có tùy chọn ảo, nhấp vào :icon:`fa-plus` Cuộc họp LeanSoft, và một URL sẽ được tạo tự động cho cuộc họp, điền vào trường.
Mô tả: nhập mô tả ngắn gọn vào trường này. Có tùy chọn để nhập văn bản định dạng, chẳng hạn như danh sách có số, tiêu đề, bảng, liên kết, ảnh, và nhiều hơn nữa. Sử dụng tính năng powerbox, bằng cách gõ
/để hiện danh sách tùy chọn.Cuộn qua các tùy chọn và nhấp vào mục mong muốn. Mục sẽ xuất hiện trong trường và có thể được chỉnh sửa. Mỗi lệnh trình bày một cửa sổ pop-up khác nhau. Làm theo hướng dẫn cho mỗi lệnh để hoàn tất mục nhập.
Tùy chọn thêm¶
Để thêm thông tin bổ sung vào cuộc họp, nhấp vào nút Tùy chọn khác ở góc dưới bên phải của cửa sổ pop-up Sự kiện mới. Nhập bất kỳ trường bổ sung nào sau đây: - Thời lượng: trường này tự động điền dựa trên ngày và giờ Bắt đầu (và kết thúc). Nếu thời gian cuộc họp được điều chỉnh, trường này sẽ tự động điều chỉnh theo độ dài đúng. Độ dài mặc định của một cuộc họp là một giờ. - Lặp lại: nếu cuộc họp cần lặp lại theo khoảng thời gian đã chọn (không phổ biến cho phỏng vấn đầu tiên), hãy đánh dấu vào ô chọn bên cạnh Lặp lại. Một số trường bổ sung sẽ xuất hiện khi tùy chọn này được bật:
Múi giờ: sử dụng menu thả xuống, chọn Múi giờ cho các cuộc họp lặp lại.
Lặp lại: chọn Hàng ngày, Hàng tuần, Hàng tháng, Hàng năm, hoặc Tùy chỉnh để lặp lại cuộc họp. Nếu chọn Tùy chỉnh, một trường Lặp lại mỗi sẽ xuất hiện bên dưới cùng với một tham số tần suất thời gian khác (Ngày, Tuần, Tháng, hoặc Năm). Nhập một số vào trường trống, sau đó chọn khoảng thời gian từ menu thả xuống.
Lặp lại vào: được bật khi tùy chọn Hàng tuần được chọn trong trường Lặp lại. Chọn ngày mà cuộc họp hàng tuần rơi vào.
Ngày trong tháng: cấu hình hai tùy chọn menu thả xuống để chọn một ngày cụ thể trong tháng, bất kể ngày (ví dụ: thứ ba đầu tiên của mỗi tháng). Để đặt ngày cụ thể trong lịch, chọn Ngày trong tháng và nhập ngày trong lịch vào trường (ví dụ:
15để đặt cuộc họp vào ngày mười lăm của mỗi tháng).Đến khi: sử dụng menu thả xuống, chọn khi các cuộc họp ngừng lặp lại. Các tùy chọn có sẵn là Số lần lặp lại, Ngày kết thúc, và Mãi mãi. Nếu chọn Số lần lặp lại, nhập số lượng tổng số cuộc họp sẽ xảy ra vào trường trống bên phải. Nếu chọn Ngày kết thúc, chỉ định ngày bằng cách sử dụng cửa sổ bật lên lịch, hoặc gõ vào ngày theo định dạng XX/XX/XXXX. Mãi mãi lên lịch các cuộc họp vô thời hạn.
Địa điểm: nhập địa điểm cho cuộc họp.
Thẻ: chọn bất kỳ thẻ nào cho cuộc họp bằng cách sử dụng menu thả xuống, hoặc thêm thẻ mới bằng cách gõ vào thẻ và nhấp vào Tạo “thẻ”. Không có giới hạn số lượng thẻ có thể sử dụng.
Cuộc hẹn: nếu một cuộc hẹn liên quan đến cuộc họp này, chọn nó từ menu thả xuống, hoặc tạo một cuộc hẹn mới bằng cách gõ tên cuộc hẹn, sau đó nhấp vào Tạo & Chỉnh sửa… từ menu thả xuống kết quả. Một biểu mẫu Tạo cuộc hẹn sẽ xuất hiện. Nhập thông tin trên biểu mẫu, sau đó nhấp vào Lưu & Đóng.
Riêng tư: chọn nếu người tổ chức xuất hiện là Có mặt hoặc Bận trong suốt thời gian cuộc họp. Sau đó, chọn mức độ hiển thị của cuộc họp này, bằng cách sử dụng menu thả xuống bên phải tùy chọn đầu tiên. Các tùy chọn là Công khai, Riêng tư, và Chỉ người dùng nội bộ. Công khai cho phép mọi người thấy cuộc họp, Riêng tư chỉ cho phép những người tham dự được liệt kê trong cuộc họp thấy cuộc họp, và Chỉ người dùng nội bộ cho phép bất kỳ ai đăng nhập vào cơ sở dữ liệu công ty thấy cuộc họp.
Người tổ chức: nhân viên đã tạo cuộc họp được điền vào trường này. Sử dụng menu thả xuống để thay đổi nhân viên đã chọn.
Nhắc nhở: chọn một nhắc nhở từ menu thả xuống. Các tùy chọn mặc định bao gồm Thông báo, Email, và Tin nhắn SMS, mỗi tùy chọn có một khoảng thời gian cụ thể trước sự kiện (giờ, ngày, v.v.). Nhắc nhở đã chọn sẽ thông báo cho người tham dự cuộc họp về cuộc họp, qua tùy chọn đã chọn vào thời điểm cụ thể. Có thể chọn nhiều nhắc nhở trong trường này.
Gửi cuộc họp đến người tham dự¶
Khi các thay đổi đã được nhập vào cửa sổ pop-up Sự kiện mới, và thông tin cuộc họp là chính xác, cuộc họp có thể được gửi đến các người tham dự, qua email hoặc tin nhắn văn bản, từ biểu mẫu sự kiện mở rộng (cái mà bạn thấy khi nhấp vào nút Tùy chọn khác trong cửa sổ pop-up Sự kiện mới).
Để gửi cuộc họp qua email, nhấp vào nút :icon:`fa-envelope` Email bên cạnh trường Người tham dự trên biểu mẫu cuộc họp mở rộng.
Một cửa sổ pop-up cấu hình email Liên hệ người tham dự xuất hiện. Một email đã được định dạng sẵn, sử dụng mẫu email mặc định Lịch: Cập nhật sự kiện, điền vào trường nội dung email.
Những người theo dõi đơn ứng tuyển, cũng như người tạo cuộc họp, được thêm vào danh sách Người nhận theo mặc định. Nếu cần, hãy thêm địa chỉ email của ứng viên vào danh sách để gửi email đến ứng viên. Thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác mong muốn đối với email. Nếu cần tệp đính kèm, nhấp vào nút Tệp đính kèm, điều hướng đến tệp, sau đó nhấp vào Mở. Khi email đã sẵn sàng để gửi, nhấp vào Gửi.
Để gửi cuộc họp qua tin nhắn văn bản, nhấp vào nút :icon:`fa-mobile` SMS bên cạnh trường Người tham dự trên biểu mẫu cuộc họp mở rộng. Một cửa sổ pop-up Gửi tin nhắn SMS xuất hiện.
Ở trên cùng, một dải băng màu xanh xuất hiện nếu có bất kỳ người tham dự nào không có số di động hợp lệ, và liệt kê số lượng hồ sơ không hợp lệ. Nếu một liên hệ không có số di động hợp lệ, nhấp vào Đóng, và chỉnh sửa hồ sơ của người tham dự, sau đó làm lại các bước này.
Khi không có thông báo cảnh báo xuất hiện, hãy gõ tin nhắn cần gửi đến các người tham dự vào trường Tin nhắn. Để thêm bất kỳ biểu tượng cảm xúc nào vào tin nhắn, nhấp vào biểu tượng :icon:`oi-smile-add` (Thêm biểu tượng cảm xúc) ở bên phải cửa sổ pop-up.
Số lượng ký tự, và số lượng tin nhắn văn bản cần thiết để gửi tin nhắn (theo tiêu chí GSM7) xuất hiện dưới trường Tin nhắn. Nhấp vào Đưa vào hàng chờ để tin nhắn được gửi sau, sau khi bất kỳ tin nhắn nào khác đã được lên lịch, hoặc nhấp vào Gửi ngay để gửi tin nhắn ngay lập tức.
Note
Gửi tin nhắn văn bản không phải là khả năng mặc định với LeanSoft. Để gửi tin nhắn văn bản, cần có tín dụng, và cần phải mua. Để biết thêm thông tin về tín dụng IAP và các gói, tham khảo tài liệu In-app purchases (IAP).
Phỏng vấn do ứng viên lên lịch¶
Theo mặc định, các giai đoạn phỏng vấn tuyển dụng không được thiết lập để ứng viên có thể tự lên lịch phỏng vấn của họ. Tuy nhiên, nếu các giai đoạn Phỏng vấn đầu tiên hoặc Phỏng vấn thứ hai được chỉnh sửa để gửi mẫu email Tuyển dụng: Lên lịch phỏng vấn khi một ứng viên đạt đến giai đoạn đó, ứng viên sẽ nhận được liên kết đến lịch của nhóm tuyển dụng và có thể tự lên lịch phỏng vấn. Sự sẵn có của nhóm tuyển dụng được phản ánh trong lịch.
Để ứng viên có thể tự lên lịch phỏng vấn, một giai đoạn phải được chỉnh sửa trước trong ứng dụng Tuyển dụng.
Chỉnh sửa giai đoạn¶
Để chỉnh sửa giai đoạn Phỏng vấn đầu tiên hoặc Phỏng vấn thứ hai, trước tiên hãy điều hướng đến bảng điều khiển chính của ứng dụng . Sau đó, nhấp vào thẻ công việc mong muốn để điều hướng đến trang Ứng viên cho vị trí công việc đó.
Di chuột qua tên của giai đoạn, và một biểu tượng :icon:`fa-cog` (bánh răng) xuất hiện ở góc trên bên phải của tên giai đoạn. Nhấp vào biểu tượng :icon:`fa-cog` (bánh răng), và một menu thả xuống xuất hiện. Sau đó, nhấp vào tùy chọn Chỉnh sửa, và một biểu mẫu Chỉnh sửa: (Giai đoạn) xuất hiện.
Trường Mẫu Email mặc định là trống. Sử dụng menu thả xuống, chọn Tuyển dụng: Lên lịch phỏng vấn cho trường Mẫu Email, sau đó nhấp vào Lưu & Đóng khi hoàn tất.
Gửi email¶
Sau khi giai đoạn Phỏng vấn đầu tiên hoặc Phỏng vấn thứ hai đã được chỉnh sửa để gửi mẫu email Tuyển dụng: Lên lịch phỏng vấn đến ứng viên khi di chuyển thẻ ứng viên của họ đến một trong những giai đoạn đó, email sau sẽ được gửi cho ứng viên:
Chủ đề: Chúng ta có thể lên lịch một cuộc phỏng vấn cho đơn ứng tuyển (Vị trí công việc) của bạn không?
Chúc mừng!
Đơn ứng tuyển của bạn thực sự rất thú vị và chúng tôi muốn lên lịch phỏng vấn với bạn.
Bạn có thể sử dụng nút bên dưới để lên lịch với một trong các nhà tuyển dụng của chúng tôi không?
Lên lịch phỏng vấn của tôi
Lên lịch phỏng vấn¶
Khi ứng viên nhận được email, họ nhấp vào nút Lên lịch phỏng vấn của tôi ở cuối email. Điều này sẽ điều hướng ứng viên đến một trang đặt lịch trực tuyến riêng tư, mà chỉ có thể truy cập thông qua liên kết trong email.
Trang này hiển thị CHI TIẾT CUỘC HỌP ở bên phải của màn hình. Điều này bao gồm định dạng và độ dài của cuộc họp. Trong ví dụ này, cuộc phỏng vấn là trực tuyến (:icon:`fa-video-camera` Trực tuyến) và độ dài là nửa giờ (:icon:`fa-clock-o` 30 phút).
Đầu tiên, nếu có tùy chọn về người sẽ gặp, người dùng chọn người họ lên lịch cuộc họp của mình với, bằng cách nhấp vào biểu tượng và tên của họ. Nếu chỉ có một người sẵn có để phỏng vấn ứng viên, bước này không có sẵn. Nếu ứng viên không muốn chọn người phỏng vấn, họ có thể chỉ cần nhấp vào Xem tất cả các lịch trình :icon:`fa-arrow-right`.
Note
Nếu ứng viên chọn một người phỏng vấn, ứng viên sẽ được chuyển đến trang Chọn một ngày & giờ, và chỉ thấy các ngày và giờ mà người đó sẵn có. Ngoài ra, thông tin của người phỏng vấn (tên, email, và số điện thoại) sẽ xuất hiện ở bên phải của màn hình, dưới tiêu đề NGƯỜI PHỎNG VẤN, nằm dưới CHI TIẾT CUỘC HỌP.
Nếu ứng viên nhấp vào Xem tất cả các lịch trình :icon:`fa-arrow-right` thay vào đó, hoặc nếu không có tùy chọn người phỏng vấn, người dùng sẽ được chuyển đến cùng một trang Chọn một ngày & giờ, nhưng không có phần NGƯỜI PHỎNG VẤN hiển thị.
Sau đó, ứng viên nhấp vào một ngày có sẵn trên lịch, được đánh dấu bằng một hình vuông quanh ngày. Khi chọn một ngày, họ nhấp vào một trong các giờ có sẵn để chọn ngày và giờ đó.
Tip
Đảm bảo kiểm tra trường Múi giờ, dưới lịch, để đảm bảo nó được đặt đúng múi giờ. Thay đổi múi giờ có thể làm thay đổi các giờ có sẵn được hiển thị.
Khi ngày và giờ đã được chọn, ứng viên sẽ được chuyển đến trang Thêm thông tin chi tiết về bạn. Trang này yêu cầu ứng viên nhập Họ và tên, Email, và Số điện thoại. Thông tin liên hệ được nhập trên biểu mẫu này là cách mà ứng viên sẽ được liên hệ để nhắc nhở họ về cuộc phỏng vấn đã lên lịch.
Khi mọi thông tin đã được nhập trên trang Thêm thông tin chi tiết về bạn, ứng viên nhấp vào nút Xác nhận cuộc hẹn, và cuộc phỏng vấn được lên lịch.
Sau khi xác nhận cuộc phỏng vấn, ứng viên sẽ được chuyển đến trang xác nhận, nơi tất cả các chi tiết của cuộc phỏng vấn được hiển thị. Tùy chọn thêm cuộc họp vào lịch cá nhân của ứng viên có sẵn thông qua các nút Thêm vào iCal/Outlook và Thêm vào Google Agenda, dưới các chi tiết cuộc phỏng vấn.
Ứng viên cũng có thể hủy hoặc thay đổi cuộc phỏng vấn, nếu cần, với nút Hủy/Thay đổi.