Tuyển dụng¶
LeanSoft tổ chức tất cả các ứng viên bằng một chuỗi các bước và giai đoạn được cấu hình sẵn mà mỗi ứng viên phải trải qua. Mỗi giai đoạn có các bước cụ thể cần thực hiện, như lên lịch một cuộc gọi, thực hiện một cuộc phỏng vấn, hoặc gửi một đề nghị công việc, chẳng hạn. Quá trình này được gọi là ‘dòng chảy ứng viên’.
Khi một ứng viên nộp đơn cho một vị trí công việc, một thẻ ứng viên được tạo tự động trong ứng dụng Tuyển dụng của LeanSoft cho vị trí công việc cụ thể đó. Khi ứng viên tiến triển qua quy trình tuyển dụng, đội ngũ tuyển dụng di chuyển thẻ của họ từ giai đoạn này sang giai đoạn khác.
Các giai đoạn có thể được cấu hình để gửi email tự động sử dụng mẫu đã cấu hình sẵn ngay khi thẻ của ứng viên vào một giai đoạn. Những email tự động này được định nghĩa trên mỗi giai đoạn trong dòng chảy ứng viên.
Dòng chảy ứng viên được giải thích trong tài liệu này là dòng chảy mặc định trong LeanSoft và theo quy trình tuyển dụng mặc định của ứng dụng Tuyển dụng. Dòng chảy ứng viên có thể được chỉnh sửa để phù hợp với quy trình tuyển dụng cụ thể của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Note
Dòng chảy ứng viên với tất cả các giai đoạn của nó là chung cho tất cả các vị trí công việc, trừ khi có quy định cụ thể. Một giai đoạn cụ thể có thể được cấu hình để chỉ xuất hiện cho vị trí công việc cụ thể đó, nghĩa là giai đoạn cụ thể đó chỉ hiển thị cho vị trí công việc đó. Nếu không, nếu một giai đoạn mới được tạo ra hoặc một giai đoạn hiện có được chỉnh sửa, những thay đổi đó sẽ hiển thị trên tất cả các vị trí công việc.
Cài đặt¶
Trước khi tạo một vị trí công việc trong LeanSoft, hãy cấu hình các cài đặt cần thiết cho ứng dụng Tuyển dụng. Để xem và chỉnh sửa các cài đặt, điều hướng đến . Sau khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, nhấp vào nút Lưu ở góc trên bên trái để lưu tất cả các thay đổi.
Đăng tin công việc¶
Phần Đăng tin công việc của cài đặt ứng dụng Tuyển dụng chỉ có một tùy chọn để chọn. Nếu các vị trí công việc được đăng trên trang web của công ty, hãy bật tùy chọn Đăng trực tuyến.
Note
Tùy chọn Đăng trực tuyến chỉ khả dụng nếu ứng dụng Trang Web cũng đã được cài đặt.
Quy trình tuyển dụng¶
Phần Quy trình tuyển dụng của trang cài đặt xác định những gì cơ sở dữ liệu có thể và không thể làm trong quá trình tuyển dụng.
Gửi khảo sát phỏng vấn¶
LeanSoft có khả năng gửi một khảo sát cho một ứng viên để thu thập thêm thông tin về họ. Các khảo sát có thể được coi như các bài kiểm tra hoặc bảng câu hỏi, và có thể được tùy chỉnh theo nhiều cách để cung cấp cho đội ngũ tuyển dụng những thông tin quý giá về ứng viên.
Bật tùy chọn Gửi khảo sát phỏng vấn để gửi khảo sát cho các ứng viên. Khi được bật, một liên kết nội bộ :icon:`fa-arrow-right` Khảo sát phỏng vấn xuất hiện. Nhấp vào liên kết :icon:`fa-arrow-right` Khảo sát phỏng vấn để điều hướng đến danh sách tất cả các khảo sát đã được tạo.
Danh sách này bao gồm tất cả các khảo sát đã được tạo trong cơ sở dữ liệu, không chỉ các khảo sát sử dụng trong ứng dụng Tuyển dụng. Nếu chưa có khảo sát nào được tạo, danh sách khảo sát hiển thị thông báo Không tìm thấy khảo sát và cung cấp các tùy chọn để tạo khảo sát từ một số mẫu khảo sát đã cấu hình sẵn.
See also
Để biết thêm thông tin chi tiết về các khảo sát, tham khảo tài liệu các khảo sát cơ bản.
Note
Bật tùy chọn Gửi khảo sát phỏng vấn sẽ cài đặt ứng dụng Khảo sát một khi các cài đặt được lưu, nếu nó chưa được cài đặt sẵn.
Gửi SMS¶
Có thể gửi tin nhắn văn bản trực tiếp đến các ứng viên thông qua ứng dụng Tuyển dụng. Để làm điều này, bật tùy chọn Gửi SMS. Tùy chọn này yêu cầu mua tín dụng để sử dụng, và có thể mua tín dụng bằng cách nhấp vào liên kết nội bộ :icon:`fa-arrow-right` Mua tín dụng xuất hiện khi tính năng được bật.
See also
Để biết thêm thông tin, tham khảo tài liệu Giá cả và Câu hỏi thường gặp về SMS.
Hiển thị CV¶
Khi các ứng viên nộp đơn, một trong các trường yêu cầu mặc định là sơ yếu lý lịch, hay CV. Tất cả các sơ yếu lý lịch được lưu trữ trong ứng dụng Tài liệu, và có thể truy cập trên thẻ ứng viên.
Sơ yếu lý lịch có tùy chọn để hiển thị trên mẫu của ứng viên, có thể xem bằng cách nhấp vào thẻ ứng viên. Sơ yếu lý lịch xuất hiện ở phía bên phải của màn hình. Nếu tùy chọn này không được bật, sơ yếu lý lịch có thể được truy cập qua liên kết trong phần trò chuyện, nơi cần phải nhấp để mở rộng và xem hoặc tải xuống.
Bật tùy chọn Hiển thị CV để hiển thị sơ yếu lý lịch trên thẻ ứng viên theo mặc định, bên cạnh liên kết tài liệu. Khi bật, sơ yếu lý lịch sẽ xuất hiện ở phía bên phải của thẻ ứng viên.
Note
Để sơ yếu lý lịch xuất hiện ở phía bên phải, cửa sổ trình duyệt phải ở chế độ toàn màn hình (trình duyệt trải dài toàn bộ màn hình).
Nếu cửa sổ trình duyệt được đặt kích thước nhỏ hơn toàn bộ chiều rộng của màn hình (không phải toàn màn hình), thì sơ yếu lý lịch không xuất hiện ở phía bên phải. Thay vào đó, sơ yếu lý lịch sẽ xuất hiện trong phần Tài liệu của trò chuyện, dưới thẻ ứng viên.
Số hóa CV (OCR)¶
Khi một đơn ứng tuyển được nộp bằng bất kỳ phương pháp nào có sẵn, chẳng hạn như nộp đơn trực tuyến, gửi email sơ yếu lý lịch đến bí danh vị trí công việc, hoặc tạo bản ghi ứng viên trực tiếp từ cơ sở dữ liệu, có thể yêu cầu LeanSoft trích xuất tên, số điện thoại và địa chỉ email của ứng viên từ sơ yếu lý lịch và điền vào mẫu của ứng viên. Để làm điều này, bật tùy chọn Số hóa CV (OCR).
Khi được bật, các tùy chọn bổ sung xuất hiện. Nhấp vào nút radio tương ứng để chọn một trong các tùy chọn sau:
Không số hóa: tùy chọn này tắt số hóa sơ yếu lý lịch.
Số hóa theo yêu cầu: tùy chọn này chỉ số hóa sơ yếu lý lịch khi được yêu cầu. Một nút Số hóa tài liệu xuất hiện trên thẻ ứng viên. Khi nhấp vào, sơ yếu lý lịch sẽ được quét và thẻ ứng viên sẽ được cập nhật.
Số hóa tự động: tùy chọn này tự động số hóa tất cả các sơ yếu lý lịch khi chúng được nộp.
Dưới các tùy chọn này là hai liên kết bổ sung. Nhấp vào nút :icon:`fa-arrow-right` Mua tín dụng để mua tín dụng cho việc số hóa CV. Nhấp vào nút :icon:`fa-arrow-right` Xem dịch vụ của tôi để xem danh sách tất cả các dịch vụ hiện tại và số dư tín dụng còn lại của chúng. Để biết thêm thông tin về số hóa tài liệu và IAP, hãy tham khảo tài liệu Mua hàng trong ứng dụng (IAP).
Note
Tùy chọn Không số hóa cho Số hóa CV (OCR) có vẻ như là một sự trùng lặp. Nó dường như giống như việc tắt tùy chọn Số hóa CV (OCR).
Khi tùy chọn Số hóa CV (OCR) được bật, một module được cài đặt để các sơ yếu lý lịch có thể được quét. Việc tắt tùy chọn này sẽ gỡ cài đặt module.
Nếu trong một khoảng thời gian nào đó, bạn muốn tạm dừng việc số hóa sơ yếu lý lịch, chọn tùy chọn Không số hóa. Lý do tùy chọn này có sẵn là để module không bị gỡ cài đặt, cho phép số hóa được bật lại trong tương lai bằng cách chọn một trong các tùy chọn còn lại.
Nhà cấu hình gói lương¶
Khi gửi đề nghị cho một ứng viên, có thể thiết lập ngày hết hạn cho đề nghị. Nhập số ngày mà đề nghị còn hiệu lực vào trường ngày. Sau khi số ngày đã thiết lập trôi qua, nếu ứng viên chưa chấp nhận đề nghị, đề nghị sẽ không còn hiệu lực.
Chế độ xem Kanban¶
Để truy cập chế độ xem Kanban cho một vị trí công việc, hãy điều hướng đến bảng điều khiển chính của ứng dụng , đây là chế độ xem mặc định khi mở ứng dụng. Tất cả các vị trí công việc sẽ xuất hiện trên bảng điều khiển chính. Nhấp vào nút thông minh (#) Đơn ứng tuyển mới trên thẻ vị trí công việc để điều hướng đến chế độ xem Kanban cho tất cả các ứng viên của vị trí công việc đó.
Trong đơn ứng tuyển, các giai đoạn Kanban xuất hiện, với tất cả các ứng viên được phân bổ vào các cột tương ứng của chúng, cho biết giai đoạn hiện tại của họ. Có sáu giai đoạn mặc định trong LeanSoft:
Cột cuối cùng, Hợp đồng đã ký, bị gấp lại theo mặc định. Các cột gấp lại xuất hiện màu xám, và các ứng viên trong đó bị ẩn khỏi chế độ xem. Để mở rộng giai đoạn bị gấp lại và xem các thẻ ứng viên cho cột đó, nhấp vào bất kỳ đâu trên cột mỏng màu xám có tên giai đoạn và cột sẽ mở rộng, làm lộ các ứng viên.
Mỗi giai đoạn có một thanh mã màu bên dưới tên giai đoạn, cung cấp thông tin trạng thái cho các ứng viên trong giai đoạn cụ thể đó. Các màu trạng thái là: - Xanh lá: ứng viên đã sẵn sàng chuyển sang giai đoạn tiếp theo. - Đỏ: ứng viên bị chặn không thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo. - Xám: ứng viên vẫn đang trong tiến trình ở giai đoạn hiện tại và không sẵn sàng cũng như không bị chặn từ giai đoạn tiếp theo.
Trạng thái cho mỗi thẻ được thiết lập thủ công. Để thiết lập trạng thái, nhấp vào vòng tròn nhỏ ở góc dưới bên trái của thẻ ứng viên. Một cửa sổ pop-up trạng thái xuất hiện. Nhấp vào trạng thái mong muốn cho ứng viên. Điểm trạng thái trên thẻ ứng viên cũng như thanh trạng thái sẽ cập nhật.
Tip
Các tên cho ba màu trạng thái (Đang tiến hành, Bị chặn, và Sẵn sàng cho Giai đoạn Tiếp theo)
có thể được thay đổi, nếu cần.
Tùy chỉnh các giai đoạn¶
Các giai đoạn có thể được sửa đổi, thêm vào hoặc xóa để phù hợp nhất với nhu cầu của các bước tuyển dụng cụ thể của doanh nghiệp.
Giai đoạn mới¶
Để tạo một giai đoạn mới, nhấp vào :icon:`fa-plus` Giai đoạn và một cột mới xuất hiện. Nhập tiêu đề cho giai đoạn mới vào trường Tiêu đề giai đoạn, sau đó nhấp vào Thêm. Cột mới sẽ xuất hiện, và một giai đoạn mới khác có thể được tạo. Nếu không cần thêm giai đoạn mới, nhấp vào bất kỳ đâu trên màn hình để thoát khỏi việc tạo giai đoạn mới.
Sửa đổi giai đoạn¶
Để sửa đổi cài đặt của một giai đoạn, di chuột qua tên của giai đoạn, và một biểu tượng :icon:`fa-cog` (cog) sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của giai đoạn. Nhấp vào biểu tượng :icon:`fa-cog` (cog) và một menu sẽ xuất hiện. Sau đó nhấp vào tùy chọn Chỉnh sửa. Một biểu mẫu Chỉnh sửa: (Giai đoạn) sẽ xuất hiện. Thực hiện các sửa đổi mong muốn trên biểu mẫu, sau đó nhấp vào Lưu & Đóng khi hoàn tất.
Biểu mẫu chỉnh sửa giai đoạn¶
Biểu mẫu Chỉnh sửa: (Giai đoạn) là nơi cài đặt của giai đoạn được cấu hình. Trường duy nhất bắt buộc là Tên Giai đoạn.
Các trường cần được điền hoặc sửa đổi là:
Tên Giai đoạn: nhập tên cho giai đoạn.
Mẫu Email: chọn một mẫu email từ menu thả xuống để sử dụng. Nếu một mẫu được chọn, khi thẻ ứng viên vào giai đoạn này, một email sẽ tự động được gửi đến ứng viên bằng mẫu đã chọn.
Gấp lại trong Kanban: đánh dấu vào ô để giai đoạn xuất hiện bị gấp (ẩn) ở chế độ xem mặc định.
Giai đoạn Đã thuê: đánh dấu vào ô nếu giai đoạn này cho thấy ứng viên đã được thuê. Khi thẻ của ứng viên vào giai đoạn này, thẻ sẽ hiển thị một biểu ngữ Đã thuê ở góc trên bên phải. Nếu ô này được đánh dấu, giai đoạn này được sử dụng để xác định ngày thuê của ứng viên.
Cụ thể cho công việc: nếu giai đoạn chỉ áp dụng cho các vị trí công việc cụ thể, chọn các vị trí công việc từ menu thả xuống. Có thể chọn nhiều vị trí công việc.
Hiển thị trong Giới thiệu: đánh dấu vào ô nếu giai đoạn này nên được thấy trong ứng dụng Giới thiệu, và cho phép người giới thiệu tích lũy điểm khi một giới thiệu của họ đến giai đoạn này. Nếu tùy chọn này hoạt động, một trường Điểm sẽ xuất hiện. Nhập số điểm giới thiệu mà nhân viên nhận được khi ứng viên vào giai đoạn này. Ứng dụng Giới thiệu phải được cài đặt để sử dụng tùy chọn này.
Chú thích: nhập bất kỳ ghi chú nội bộ nào cho giai đoạn này giải thích bất kỳ yêu cầu nào của giai đoạn.
Xóa giai đoạn¶
Nếu một giai đoạn không còn cần thiết, giai đoạn có thể bị xóa. Để xóa một giai đoạn, di chuột qua tên của giai đoạn, và một biểu tượng :icon:`fa-cog` (cog) sẽ xuất hiện. Đầu tiên, nhấp vào biểu tượng :icon:`fa-cog` (cog) để hiện menu thả xuống, sau đó nhấp vào Xóa. Một cảnh báo xác nhận Xác nhận sẽ xuất hiện, yêu cầu Bạn có chắc chắn muốn xóa cột này không?. Nhấp vào Xóa để xóa cột.
Important
Nếu có các ứng viên hiện tại trong giai đoạn đang bị xóa, một lỗi sẽ xuất hiện khi cố gắng xóa giai đoạn. Các hồ sơ hiện có trong giai đoạn cần được xóa, lưu trữ hoặc chuyển đến giai đoạn khác trước khi giai đoạn có thể bị xóa.
Mẫu email¶
Để giao tiếp với ứng viên, LeanSoft có một số mẫu email được cấu hình sẵn có thể sử dụng. Các mẫu email được cấu hình sẵn và khi nào sử dụng chúng như sau:
Tuyển dụng: Xác nhận Đơn: mẫu này được sử dụng để thông báo cho ứng viên rằng đơn của họ đã được nhận. Email này sẽ được gửi tự động khi ứng viên ở giai đoạn Mới.
Tuyển dụng: Quan tâm: mẫu này được sử dụng để thông báo cho ứng viên rằng đơn của họ đã thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, và họ đã được chọn vào danh sách ngắn để gọi điện hoặc phỏng vấn.
Tuyển dụng: Lên lịch Phỏng vấn: mẫu này được sử dụng để thông báo cho ứng viên rằng họ đã vượt qua giai đoạn Sơ loại và họ sẽ được liên hệ để sắp xếp một cuộc phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Email này sẽ được gửi tự động khi ứng viên ở giai đoạn Sơ loại.
Tuyển dụng: Không còn quan tâm nữa: mẫu này được sử dụng khi một ứng viên thông báo rằng họ không còn quan tâm đến vị trí, và cảm ơn họ đã dành thời gian và cân nhắc.
Tuyển dụng: Từ chối: mẫu này được sử dụng khi một ứng viên không còn được xem xét cho vị trí.
Note
Các mẫu email có thể được tạo, sửa đổi và xóa để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin về các mẫu email, tham khảo tài liệu Email templates.
Để gửi email thủ công, nhấp vào Gửi tin nhắn trong phần trò chuyện. Một ô văn bản sẽ xuất hiện, cũng như địa chỉ email của ứng viên.
Nhấp vào biểu tượng :icon:`fa-expand` (mở rộng) ở góc dưới bên phải của tab Gửi Tin nhắn trong phần trò chuyện. Một cửa sổ pop-up Soạn Email sẽ tải, với các trường Người nhận và Chủ đề được điền sẵn. Địa chỉ email của ứng viên sẽ được nhập vào dòng Người nhận, và Chủ đề là (Vị trí công việc). Nội dung email mặc định là trống.
Để sử dụng một mẫu email đã cấu hình sẵn, nhấp vào trường bên cạnh Tải mẫu ở phần dưới của cửa sổ. Chọn mẫu email để sử dụng từ menu thả xuống.
Các mẫu email được cấu hình sẵn có thể chứa các vị trí giữ chỗ động để thông tin độc đáo có thể được điền vào email cho một thông điệp cá nhân hóa hơn cho ứng viên. Có một số mẫu email được cấu hình sẵn để chọn từ. Tùy thuộc vào mẫu được chọn, chủ đề và/hoặc nội dung email có thể thay đổi.
Note
Chỉ các mẫu email đã được cấu hình cho mô hình mới tải. Có các mẫu email khác được cấu hình sẵn trong LeanSoft, nhưng nếu chúng không được cấu hình cho ứng dụng tuyển dụng, chúng sẽ không xuất hiện trong danh sách các mẫu có sẵn.
Nếu cần thêm bất kỳ tệp đính kèm nào, nhấp vào nút Tệp đính kèm ở góc dưới bên trái. Điều hướng đến tệp cần đính kèm, sau đó nhấp vào Mở để đính kèm nó. Để xóa một tệp đính kèm, nhấp vào biểu tượng :icon:`fa-close` (xóa) ở bên phải của tệp đính kèm.
Nếu cần thay đổi nội dung email, hãy chỉnh sửa nội dung của email. Nếu các chỉnh sửa cần được lưu để sử dụng trong tương lai, email có thể được lưu dưới dạng một mẫu mới. Nhấp vào nút Lưu Mẫu ở dưới cùng. Để gửi email, nhấp vào Gửi và email sẽ được gửi đến ứng viên. Email sau đó sẽ xuất hiện trong phần trò chuyện.
See also