Theo dõi và xuất hóa đơn thời gian¶
LeanSoft Hỗ trợ cung cấp cho các nhóm khả năng theo dõi số giờ làm việc trên một phiếu và tính phí khách hàng cho thời gian đó. Thông qua các tích hợp với các ứng dụng Bán hàng, Bảng chấm công, Dự án và Kế toán, khách hàng có thể được tính phí khi công việc hoàn thành, hoặc trước khi công việc bắt đầu.
Warning
Vì các tính năng Theo dõi & Xuất hóa đơn Thời gian yêu cầu tích hợp với các ứng dụng khác, việc kích hoạt chúng có thể dẫn đến việc cài đặt thêm các mô-đun hoặc ứng dụng.
Việc cài đặt một ứng dụng mới trên cơ sở dữ liệu Một-Ứng-Dụng-Miễn-Phí sẽ kích hoạt một thời gian dùng thử 15 ngày. Sau khi kết thúc thời gian dùng thử, nếu không thêm đăng ký trả phí vào cơ sở dữ liệu, nó sẽ không còn hoạt động hoặc truy cập được.
Cấu hình các tính năng theo dõi và xuất hóa đơn thời gian¶
Trước khi khách hàng có thể được lập hóa đơn cho các dịch vụ hỗ trợ, các tính năng Theo dõi & Xuất hóa đơn Thời gian phải được kích hoạt cho từng nhóm Hỗ trợ riêng lẻ.
Kích hoạt theo dõi và xuất hóa đơn thời gian trên một nhóm hỗ trợ¶
Để xem và kích hoạt các tính năng Theo dõi & Xuất hóa đơn Thời gian trên một nhóm Hỗ trợ, trước tiên hãy điều hướng đến . Sau đó, chọn một nhóm từ danh sách hoặc tạo một đội ngũ mới. Điều này sẽ hiển thị trang cài đặt của đội ngũ.
Trên trang cài đặt của nhóm, cuộn xuống phần Theo dõi & Xuất hóa đơn Thời gian. Đánh dấu vào các ô được gán nhãn Bảng chấm công và Thời gian xuất hóa đơn.
Khi ô Bảng chấm công được chọn, một trường mới sẽ xuất hiện, được gán nhãn Dự án.
Note
Nếu đây là lần đầu tiên tính năng này được kích hoạt trên cơ sở dữ liệu này, trang có thể cần được lưu và làm mới thủ công trước khi trường Dự án xuất hiện.
Dự án được chọn trong trường này đại diện cho nơi tất cả các bảng chấm công của các phiếu trong nhóm này được ghi lại. Nhấp vào menu thả xuống Dự án để chọn một dự án.
Để tạo một dự án mới nơi bảng chấm công được ghi lại, nhấp vào menu thả xuống Dự án, gõ tên cho dự án và sau đó nhấp vào Tạo mới từ menu thả xuống bên dưới.
Cấu hình các sản phẩm dịch vụ¶
Khi tính năng Xuất hóa đơn Thời gian được kích hoạt, một sản phẩm mới được tạo trong ứng dụng Bán hàng có tên là Dịch vụ theo Bảng chấm công. Sản phẩm này có thể được tìm thấy dưới . Sau đó, tìm kiếm Dịch vụ trên Bảng chấm công trong thanh Tìm kiếm…. Đây là sản phẩm được sử dụng khi lập hóa đơn cho dịch vụ sau khi xuất hóa đơn sau khi chúng đã được hoàn thành.
Chọn Dịch vụ trên Bảng chấm công từ trang sản phẩm. Điều này sẽ hiện ra mẫu chi tiết sản phẩm. Sản phẩm được cấu hình với Loại Sản phẩm được đặt thành Dịch vụ và Chính sách Lập hóa đơn được đặt thành Dựa trên Bảng chấm công. Thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào đối với hồ sơ sản phẩm, chẳng hạn như Chi phí hoặc Giá bán.
Để lập hóa đơn cho các dịch vụ hỗ trợ trước khi công việc hoàn thành (còn gọi là dịch vụ trả trước), cần tạo một sản phẩm riêng với chính sách lập hóa đơn khác.
Để tạo một sản phẩm dịch vụ mới, hãy đi tới , và nhấp vào Mới. Điều này sẽ hiện ra một mẫu chi tiết sản phẩm trống.
Trên mẫu sản phẩm mới, thêm một Tên Sản phẩm, và đặt Loại Sản phẩm thành Dịch vụ. Sau đó, đặt Chính sách Lập hóa đơn thành Trả trước/Giá cố định. Điều này có nghĩa là một hóa đơn có thể được tạo và xuất hóa đơn có thể được nhận cho sản phẩm này trước khi bất kỳ mục bảng chấm công nào được ghi lại cho các dịch vụ này.
Cuối cùng, đặt Giá bán, và xác nhận rằng Đơn vị Đo lường được đặt thành Giờ.
Lập hóa đơn cho dịch vụ trả trước¶
Khi dịch vụ hỗ trợ được tính phí theo giá cố định, một hóa đơn có thể được tạo ra trước khi bất kỳ công việc nào được hoàn thành về vấn đề đó. Trong trường hợp này, một sản phẩm dịch vụ với Chính sách Lập hóa đơn được đặt thành Giá Trả trước/cố định sẽ được sử dụng, giống như trong phần trên.
Tạo đơn hàng bán hàng với sản phẩm trả trước¶
Để lập hóa đơn cho khách hàng về dịch vụ trả trước, trước tiên hãy tạo một đơn hàng bán hàng (SO) với sản phẩm dịch vụ hỗ trợ. Để làm điều này, hãy đi tới . Sau đó, nhấp vào Mới để hiện ra một mẫu báo giá trống.
Sau đó, điền thông tin vào mẫu báo giá với thông tin khách hàng.
Đi đến tab Dòng Đơn hàng của báo giá và nhấp vào Thêm Sản phẩm. Sau đó, chọn sản phẩm dịch vụ trả trước đã được cấu hình trong các bước trên. Cập nhật trường Số lượng với số giờ.
Sau khi cập nhật bất kỳ thông tin cần thiết nào khác, nhấp vào Xác nhận báo giá. Điều này chuyển đổi báo giá thành SO.
Tạo và gửi hóa đơn cho dịch vụ trả trước¶
Khi SO đã được xác nhận, nhấp vào nút Tạo Hóa đơn. Điều này mở ra một cửa sổ pop-up Tạo hóa đơn.
Nếu không thu tiền đặt cọc, loại Tạo Hóa đơn có thể giữ nguyên là Hóa đơn Thường. Nếu có tiền đặt cọc được thu, hãy chọn giữa Tiền đặt cọc (tỷ lệ phần trăm) hoặc Tiền đặt cọc (số tiền cố định).
Khi thông tin cần thiết đã được nhập, nhấp vào Tạo Hóa đơn Nháp.
Hóa đơn có thể được gửi đến khách hàng để xuất hóa đơn.
Tạo phiếu hỗ trợ cho dịch vụ trả trước¶
Để tạo một phiếu Hỗ trợ cho dịch vụ trả trước, điều hướng đến và nhấp vào nút Phiếu hỗ trợ để hiện ra pipeline của một nhóm cụ thể. Nhấp vào Mới để tạo một phiếu mới.
Trên mẫu phiếu trống, tạo một tiêu đề phiếu Tiêu đề, và nhập thông tin Khách hàng.
Khi tên khách hàng được thêm vào, trường Mặt hàng Đơn hàng Bán hàng sẽ tự động điền với mặt hàng đơn hàng bán hàng trả trước gần đây nhất có thời gian còn lại.
Theo dõi giờ làm việc trên phiếu hỗ trợ¶
Thời gian dành cho công việc trên một phiếu Hỗ trợ được theo dõi trên tab Bảng chấm công của phiếu cụ thể.
Trên mẫu chi tiết phiếu, nhấp vào tab Bảng chấm công và nhấp vào Thêm một dòng. Chọn một Nhân viên, thêm một Mô tả của nhiệm vụ, và nhập số Giờ làm việc.
Khi các dòng mới được thêm vào tab Bảng chấm công, trường Giờ còn lại trên SO, ở góc dưới bên phải của tab, sẽ được cập nhật tự động.
Note
Nếu số giờ trên tab Bảng chấm công vượt quá số giờ đã bán, trường Giờ còn lại của SO sẽ chuyển sang màu đỏ.
Khi các giờ được thêm vào tab Bảng chấm công, chúng cũng được cập nhật tự động trong trường Đã giao trên SO.
Lập hóa đơn cho dịch vụ trả sau¶
Khi các dịch vụ hỗ trợ được tính phí dựa trên số giờ đã làm việc về một vấn đề, một hóa đơn không thể được tạo ra trước khi tổng số giờ cần thiết để giải quyết vấn đề đã được nhập vào bảng chấm công. Trong trường hợp này, một sản phẩm dịch vụ với Chính sách Lập hóa đơn được đặt thành Dựa trên Bảng chấm công sẽ được sử dụng, giống như sản phẩm đã tạo trong phần trên.
Tạo đơn hàng bán hàng với sản phẩm theo dõi thời gian¶
Để lập hóa đơn cho khách hàng về dịch vụ trả sau, trước tiên hãy tạo một đơn hàng bán hàng (SO) với sản phẩm dịch vụ hỗ trợ. Để làm điều này, hãy đi tới . Sau đó, nhấp vào Mới để hiện ra một mẫu báo giá trống.
Điền thông tin vào báo giá với thông tin khách hàng.
Trên tab Dòng Đơn hàng, nhấp vào Thêm Sản phẩm. Chọn sản phẩm dịch vụ trả sau đã được cấu hình trong các bước trên. Sau khi cập nhật bất kỳ thông tin cần thiết nào khác, nhấp vào Xác nhận báo giá.
Important
Không giống như báo giá dịch vụ trả trước, LeanSoft không cho phép tạo hóa đơn vào thời điểm này. Điều này là vì không có dịch vụ nào được thực hiện; tức là, không có gì được giao, do đó, không có gì để lập hóa đơn.
Tạo phiếu hỗ trợ cho dịch vụ theo dõi thời gian¶
Để ghi lại một mục Bảng chấm công cho dịch vụ theo dõi thời gian, hãy đi đến ứng dụng , và chọn nhóm phù hợp cho các dịch vụ này.
Nếu đã có một phiếu hiện có cho vấn đề này, chọn nó từ chế độ xem Kanban. Điều này mở ra mẫu chi tiết phiếu. Nếu không có phiếu hiện có cho vấn đề của khách hàng, nhấp vào Mới để tạo một phiếu mới và nhập thông tin khách hàng cần thiết trên mẫu phiếu trống.
Sau khi chọn hoặc tạo phiếu, đi đến menu thả xuống Mặt hàng Đơn hàng Bán hàng. Chọn SO được tạo trong bước trước.
Theo dõi giờ hỗ trợ trên phiếu¶
Để tạo hóa đơn cho một sản phẩm dựa trên bảng chấm công, giờ làm việc cần phải được theo dõi và ghi lại. Lúc này, dịch vụ được coi là đã giao. Để ghi lại giờ cho dịch vụ hỗ trợ này, nhấp vào tab Bảng chấm công của phiếu.
Nhấp vào Thêm một Dòng để ghi một mục mới. Chọn một Nhân viên từ menu thả xuống, và ghi lại thời gian đã dành trong cột Giờ làm việc.
Lặp lại các bước này khi cần cho đến khi tất cả thời gian đã dành cho các vấn đề được ghi lại.
Tạo hóa đơn cho giờ đã theo dõi trên một phiếu¶
Sau khi vấn đề của khách hàng đã được giải quyết, và xác định rằng không cần thêm mục bảng chấm công mới, một hóa đơn có thể được tạo ra, và khách hàng có thể được lập hóa đơn.
Để làm điều này, quay lại SO bằng cách nhấp vào nút thông minh Đơn hàng Bán hàng ở trên cùng của phiếu.
Trước khi tạo hóa đơn, xác nhận rằng số liệu trong cột Đã giao khớp với tổng số Giờ làm việc được liệt kê trong tab Bảng chấm công trên phiếu.
Sau đó, nhấp vào Tạo Hóa đơn. Điều này mở ra cửa sổ pop-up Tạo hóa đơn(s).
Nếu không thu tiền đặt cọc, loại Tạo Hóa đơn có thể giữ nguyên là Hóa đơn Thường. Nếu có tiền đặt cọc được thu, hãy chọn giữa Tiền đặt cọc (tỷ lệ phần trăm) hoặc Tiền đặt cọc (số tiền cố định).
Important
Sử dụng trường Thời gian Bảng chấm công nếu hóa đơn này chỉ nên bao gồm bảng chấm công từ một khoảng thời gian nhất định. Nếu trường này để trống, tất cả các bảng chấm công áp dụng chưa được lập hóa đơn sẽ được bao gồm.
Khi thông tin cần thiết đã được nhập, nhấp vào Tạo Nháp. Hóa đơn sau đó có thể được xem lại, chỉnh sửa và gửi đến khách hàng để xuất hóa đơn.
See also
../../../inventory_and_mrp/inventory/product_management/configure/uom