Hợp đồng

Mọi nhân viên trong LeanSoft đều phải có hợp đồng để được trả lương. Hợp đồng xác định các điều khoản của vị trí công việc, mức lương, giờ làm việc và các chi tiết khác về vị trí của nhân viên.

Important

Tài liệu hợp đồng (PDF) được tải lên và tổ chức bằng ứng dụng Tài liệu và được ký bằng ứng dụng Ký tên. Hãy đảm bảo rằng các ứng dụng này đã được cài đặt để gửi và ký hợp đồng. Vui lòng tham khảo tài liệu Tài liệu và Chữ ký điện tử.

Để xem các hợp đồng của nhân viên, hãy đi đến Ứng dụng Bảng lương ‣ Hợp đồng ‣ Hợp đồng từ menu trên cùng. Tất cả các hợp đồng của nhân viên và trạng thái hiện tại của chúng được hiển thị ở chế độ xem Kanban theo mặc định. Chế độ xem Kanban hiển thị các hợp đồng đang chạy, các hợp đồng cần hành động, hợp đồng đã hết hạn và hợp đồng đã bị hủy.

Note

Danh sách hợp đồng trong ứng dụng Bảng lương khớp với danh sách hợp đồng trong ứng dụng Nhân viên.

Để một nhân viên được trả lương, cần có một hợp đồng đang hoạt động. Nếu cần hợp đồng mới, nhấp vào nút Mới trên bảng điều khiển Hợp đồng. Một biểu mẫu hợp đồng xuất hiện nơi bạn có thể nhập thông tin. Các trường bắt buộc được gạch chân bằng chữ đậm.

Biểu mẫu hợp đồng mới

Mục thông tin chung

• Mã Hợp đồng: nhập tên hoặc tiêu đề cho hợp đồng, chẳng hạn như Hợp đồng của John Smith. Trường này là bắt buộc.

• Nhân viên: sử dụng menu thả xuống, chọn nhân viên mà hợp đồng áp dụng.

• Ngày bắt đầu hợp đồng: ngày hợp đồng bắt đầu. Để chọn ngày, nhấp vào menu thả xuống, điều hướng đến tháng và năm chính xác bằng các biểu tượng < > (mũi tên), sau đó nhấp vào ngày mong muốn. Trường này là bắt buộc.

• Ngày kết thúc hợp đồng: nếu hợp đồng có ngày kết thúc cụ thể, nhấp vào menu thả xuống, điều hướng đến tháng và năm chính xác bằng các biểu tượng < > (mũi tên), sau đó nhấp vào ngày mong muốn.

• Lịch làm việc: chọn một trong các lịch làm việc từ menu thả xuống. Trường này là bắt buộc.

  Tip

  Menu thả xuống Lịch làm việc hiển thị tất cả các lịch làm việc cho công ty được chọn. Để sửa đổi hoặc thêm vào danh sách này, hãy đi tới Ứng dụng Bảng lương ‣ Cấu hình ‣ Lịch làm việc. Nhấp vào Mới, và tạo lịch làm việc mới hoặc nhấp vào lịch làm việc hiện có và thực hiện chỉnh sửa.

• Nguồn ghi nhận công việc: chọn cách các ghi nhận công việc được tạo ra. Trường này là bắt buộc. Nhấp vào nút radio bên cạnh lựa chọn mong muốn. Các tùy chọn là:

  • Lịch làm việc: các ghi nhận công việc được tạo dựa trên lịch làm việc đã chọn.

  • Chấm công: các ghi nhận công việc được tạo dựa trên hồ sơ điểm danh của nhân viên trong ứng dụng Điểm danh. (Yêu cầu ứng dụng Điểm danh).

  • Lập kế hoạch: các ghi nhận công việc được tạo dựa trên lịch trình đã lập cho nhân viên từ ứng dụng Lập kế hoạch. (Yêu cầu ứng dụng Lập kế hoạch).

• Loại cơ cấu lương: chọn một trong các loại cơ cấu lương từ menu thả xuống. Các loại cơ cấu lương mặc định là Nhân viên hoặc Công nhân. Một loại cơ cấu lương mới có thể được tạo nếu cần.

• Phòng ban: chọn phòng ban mà hợp đồng áp dụng từ menu thả xuống.

• Vị trí công việc: chọn vị trí công việc cụ thể mà hợp đồng áp dụng từ menu thả xuống.

  Note

  Nếu Vị trí công việc được chọn có một mẫu hợp đồng được liên kết với một Loại cơ cấu lương cụ thể, Loại cơ cấu lương sẽ thay đổi thành loại liên kết với Vị trí công việc đó.

• Mức lương trên bảng lương: nhập mức lương hàng tháng của nhân viên.

• Loại hợp đồng: chọn một trong các lựa chọn Vĩnh viễn, Tạm thời, Theo mùa, Toàn thời gian hoặc Bán thời gian từ menu thả xuống.

• Mã Hợp đồng: nhập tên hoặc tiêu đề cho hợp đồng, chẳng hạn như Hợp đồng của John Smith. Trường này là bắt buộc.

• Nhân viên: tên của nhân viên mà hợp đồng áp dụng.

• Ngày bắt đầu hợp đồng: ngày hợp đồng bắt đầu. Chọn ngày bằng cách nhấp vào menu thả xuống, điều hướng đến tháng và năm chính xác bằng cách sử dụng các biểu tượng :icon:`fa-chevron-left` :icon:`fa-chevron-right` (mũi tên), sau đó nhấp vào ngày mong muốn. Trường này là bắt buộc.

• Ngày kết thúc hợp đồng: ngày hợp đồng kết thúc. Chọn ngày bằng cách nhấp vào menu thả xuống, điều hướng đến tháng và năm chính xác bằng cách sử dụng các biểu tượng :icon:`fa-chevron-left` :icon:`fa-chevron-right` (mũi tên), sau đó nhấp vào ngày mong muốn. Trường này là bắt buộc.

• Loại cơ cấu lương: chọn một trong các loại cơ cấu lương từ menu thả xuống. Các loại cơ cấu lương mặc định là Nhân viên hoặc Công nhân. Một loại cơ cấu lương mới có thể được tạo bằng cách nhập tên vào trường. Trường này là bắt buộc.

• Lịch làm việc: chọn một trong các lịch làm việc từ menu thả xuống. Trường này là bắt buộc.

• Phòng ban: phòng ban mà hợp đồng áp dụng.

• Vị trí công việc: vị trí công việc cụ thể mà hợp đồng áp dụng.

• Mức lương trên bảng lương: số tiền được trả cho nhân viên mỗi tháng.

• Loại hợp đồng: chọn từ CDI, CDD, hoặc PFI từ menu thả xuống.

  • CDI là hợp đồng không có thời hạn với chỉ ngày bắt đầu, nhưng không có ngày kết thúc.

  • CDD là hợp đồng có cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

  • PFI là hợp đồng đặc thù của Bỉ được sử dụng khi tuyển dụng nhân viên cần đào tạo, và chỉ bao gồm thời gian đào tạo.

• Người chịu trách nhiệm nhân sự: nếu có một người cụ thể trong bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm cho hợp đồng, hãy chọn người đó từ menu thả xuống. Trường này là bắt buộc.

Tip

Menu thả xuống Lịch làm việc hiển thị tất cả các giờ làm việc cho Công ty được chọn. Để sửa đổi hoặc thêm vào danh sách này, hãy đi tới Ứng dụng Bảng lương ‣ Cấu hình ‣ Thời gian làm việc, và tạo mới một giờ làm việc, hoặc nhấp vào giờ làm việc hiện có, sau đó chỉnh sửa bằng cách nhấp vào Edit.

• Chi phí hàng năm (Thực tế): trường này tự động cập nhật sau khi các trường Lịch trả lương và Lương được nhập. Số tiền này là tổng chi phí hàng năm cho nhà tuyển dụng. Trường này có thể được chỉnh sửa. Tuy nhiên, nếu trường này được chỉnh sửa, trường Lương sẽ cập nhật theo. Đảm bảo cả Lương và Chi phí hàng năm (Thực tế) đều chính xác nếu trường này được chỉnh sửa.

• Chi phí hàng tháng (Thực tế): trường này tự động cập nhật sau khi các trường Lịch trả lương và Lương được nhập. Số tiền này là tổng chi phí hàng tháng cho nhà tuyển dụng. Trường này không thể được chỉnh sửa và được tính dựa trên Chi phí hàng năm (Thực tế).

  

Tab Chi tiết hợp đồng

Tab Chi tiết hợp đồng cho phép thêm và chỉnh sửa hợp đồng, cùng với việc chỉ định mẫu nào sẽ sử dụng khi tạo hợp đồng mới. Các trường này phải được điền để tạo hợp đồng mới.

Important

Để truy cập các trường mẫu hợp đồng khác nhau trong tab Chi tiết hợp đồng, mô-đun Cấu hình Lương (hr_contract_salary) phải được cài đặt.

Khi mô-đun Cấu hình Lương được cài đặt, các mô-đun Cấu hình Lương - Nghỉ phép và Cấu hình Lương - Bảng lương cũng được cài đặt.

Sau khi các mô-đun được cài đặt, cơ sở dữ liệu sẽ trở lại bảng điều khiển chính.

• Mẫu hợp đồng: chọn một mẫu hợp đồng có sẵn từ menu thả xuống. Mẫu hợp đồng thường được tạo thông qua menu cấu hình và lưu trữ trong ứng dụng Tài liệu.

Phần Ký

• Người chịu trách nhiệm Nhân sự: chọn người chịu trách nhiệm xác nhận hợp đồng từ menu thả xuống. Trường này là bắt buộc.

• Mẫu tài liệu Hợp đồng Mới: chọn một hợp đồng từ menu thả xuống để sửa đổi cho hợp đồng nhân viên mới này. Các tài liệu này được lưu trữ trong ứng dụng Ký tên.

• Mẫu tài liệu Cập nhật Hợp đồng: chọn một hợp đồng từ menu thả xuống, nếu nhân viên có hợp đồng hiện tại cần được cập nhật. Các tài liệu này được lưu trữ trong ứng dụng Ký tên.

Important

Các trường Người chịu trách nhiệm Nhân sự, Mẫu tài liệu Hợp đồng Mới, và Mẫu tài liệu Cập nhật Hợp đồng chỉ hiển thị nếu ứng dụng Ký tên đã được cài đặt cùng với các mô-đun hr_contract_salary và hr_contract_salary_payroll modules. Ứng dụng Ký tên là nơi lưu trữ các mẫu hợp đồng. Ứng dụng này là bắt buộc để nhân viên có thể ký hợp đồng.

Phần Kế toán

• Tài khoản Phân tích: chọn tài khoản mà hợp đồng ảnh hưởng từ menu thả xuống. Nên tham khảo bộ phận kế toán để đảm bảo chọn đúng tài khoản.

Phần Làm việc Bán thời gian

• Bán thời gian: tích vào ô này nếu nhân viên làm việc bán thời gian. Khi kích hoạt, các trường bổ sung sẽ xuất hiện:

  • % (Phần trăm): nhập tỷ lệ phần trăm thời gian mà nhân viên làm việc so với một nhân viên làm việc toàn thời gian.

  • Lịch làm việc Chuẩn: chọn giờ làm việc mà một nhân viên làm việc toàn thời gian thường sử dụng từ menu thả xuống.

  • Loại Công việc Bán thời gian: chọn loại công việc sinh ra phần còn lại của lịch làm việc toàn thời gian.

    Example

    Nếu một nhân viên toàn thời gian làm việc 40 giờ mỗi tuần và nhân viên này làm việc 20 giờ, nhập 50 vào trường % (Phần trăm) (50% của 40 giờ = 20 giờ). Nhân viên sẽ tạo ra 20 giờ làm việc dưới loại công việc bán thời gian và thêm 20 giờ làm việc dưới loại công việc nghỉ chung, tạo thành tổng cộng 40 giờ làm việc.

Phần Ghi chú

• Ghi chú: một trường văn bản nơi nhập bất kỳ ghi chú nào cho hợp đồng nhân viên để tham khảo sau này.

• Tài khoản Phân tích: trường này cho phép liên kết giữa hợp đồng và một tài khoản phân tích cụ thể cho mục đích kế toán.

• Mẫu Hợp đồng: chọn một mẫu hợp đồng có sẵn từ menu thả xuống. Mẫu hợp đồng thường được tạo qua ứng dụng Tuyển dụng.

• Mẫu tài liệu Hợp đồng Mới: chọn một hợp đồng từ menu thả xuống để sửa đổi cho hợp đồng nhân viên mới này.

• Mẫu tài liệu Cập nhật Hợp đồng: chọn một hợp đồng từ menu thả xuống, nếu nhân viên có hợp đồng hiện tại cần được cập nhật.

• Ghi chú: trường ghi chú là một trường văn bản nơi bất kỳ ghi chú nào cho hợp đồng nhân viên có thể được nhập để tham khảo sau này.

Chỉnh sửa mẫu hợp đồng

Nhấn vào biểu tượng :icon:`fa-external-link` (liên kết bên ngoài) ở cuối phần Mẫu tài liệu Hợp đồng Mới hoặc Mẫu tài liệu Cập nhật Hợp đồng để mở mẫu hợp đồng tương ứng và thực hiện các thay đổi mong muốn.

Nhấn vào nút Tải lên tập tin của bạn bên cạnh tài liệu tương ứng, điều hướng đến tập tin, sau đó nhấn Mở để chọn tài liệu và thêm nó vào tab.

Chỉnh sửa các mẫu hợp đồng

Các mẫu hợp đồng có thể được sửa đổi bất kỳ lúc nào khi cần thay đổi.

• Tags: chọn bất kỳ thẻ nào liên quan đến hợp đồng.

• Không gian lưu trữ Tài liệu đã Ký: đây là nơi lưu trữ các chữ ký. Chọn một không gian lưu trữ đã được cấu hình sẵn hoặc tạo một không gian lưu trữ mới. Để tạo một Không gian lưu trữ Tài liệu đã Ký mới, nhập tên của không gian lưu trữ, sau đó nhấn Tạo để thêm không gian lưu trữ mới, hoặc nhấn Tạo và Chỉnh sửa để thêm không gian lưu trữ và chỉnh sửa chi tiết của nó.

• Thẻ Tài liệu đã Ký: chọn hoặc tạo bất kỳ thẻ nào chỉ liên quan đến hợp đồng đã ký, thay vì hợp đồng gốc chưa ký.

• Liên kết Chuyển hướng: nhập liên kết chuyển hướng để nhân viên truy cập vào hợp đồng. Liên kết chuyển hướng sẽ đưa người dùng từ một URL đến một URL khác. Trong trường hợp này, nó sẽ đưa họ đến hợp đồng mới đã được cập nhật dành riêng cho họ.

• Ai có thể Ký: chọn Tất cả Người dùng hoặc Theo Lời mời.

  • Tất cả Người dùng: bất kỳ người dùng nào trong tổ chức đều có thể ký hợp đồng.

  • Theo Lời mời: chỉ những người dùng được chọn trong trường này mới có thể ký hợp đồng.

• Người được mời: chọn người (hoặc những người) có thể ký tài liệu.

• Tài liệu: tài liệu đính kèm có thể được thay thế bằng cách nhấn vào biểu tượng :icon:`fa-pencil` (bút chì). Một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện để bạn chọn và tải lên tài liệu khác. Tập tin phải là PDF. Để xóa tài liệu, nhấn vào biểu tượng :icon:`fa-trash-o` (thùng rác).

Khi các chỉnh sửa đã hoàn tất, nhấn nút Lưu. Tất cả thông tin cho mẫu hợp đồng đã chọn sẽ được điền vào các trường trong tab Thông tin Lương. Các tab bổ sung, chẳng hạn như Tài liệu Cá nhân, sẽ xuất hiện nếu có áp dụng.

Thông tin lương

Mục này là nơi các chi tiết lương cụ thể được xác định. Phần này được thiết kế theo quốc gia, vì vậy các trường này có thể khác nhau, tùy thuộc vào nơi công ty đặt trụ sở.

Nhập số tiền vào các trường khác nhau hoặc tích vào ô checkbox để áp dụng một khoản lợi ích. Một số tùy chọn có thể được nhập vào đây bao gồm Tỷ lệ Khấu trừ Bảo hiểm Nhóm và Chi phí Canteen, chẳng hạn.

Một số trường có thể được tự động điền khi các trường khác được nhập vào. Ví dụ, Chi phí Hàng năm (Thực) và Chi phí Hàng tháng (Thực) sẽ tự động cập nhật khi trường Tiền lương được điền.

Tài liệu cá nhân

Tab này chỉ xuất hiện sau khi một Nhân viên được chọn, và chứa các tài liệu liên quan đến nhân viên trong hồ sơ của họ. Các tài liệu không thể được thêm vào tab này; tab này chỉ hiển thị các tài liệu đã được tải lên và liên kết với nhân viên.

Các tài liệu có sẵn trong tab này có thể được tải xuống. Nhấn vào biểu tượng :icon:`fa-download` (tải xuống) bên cạnh tài liệu để tải xuống.

Lưu và gửi hợp đồng

Sau khi hợp đồng được tạo và/hoặc chỉnh sửa, hãy lưu hợp đồng bằng cách nhấn vào nút Lưu. Tiếp theo, hợp đồng phải được gửi cho nhân viên để ký.

Nhấn vào một trong các nút sau để gửi hợp đồng cho nhân viên:

• Tạo Liên kết Mô phỏng: tùy chọn này chỉ dành cho các công ty tại Bỉ. Nhấn vào đây sẽ mở một cửa sổ pop-up chứa thông tin cơ bản từ hợp đồng, cũng như một liên kết cho hợp đồng khi sử dụng công cụ cấu hình lương. Nhấn Gửi để gửi email cho nhân viên, để họ có thể ký hợp đồng.

Ở dưới cùng của biểu mẫu pop-up có một trường Ngày hết hạn của liên kết. Đây là khoảng thời gian mà đề nghị hợp đồng có giá trị. Theo mặc định, trường này được điền sẵn là 30 ngày, nhưng nó có thể được chỉnh sửa.

Note

Để gửi một hợp đồng bằng cách sử dụng Tạo Liên kết Mô phỏng, phải có trường chữ ký trong tệp PDF hợp đồng được gửi cho nhân viên, để họ có thể ký.

• Yêu cầu Chữ ký: nhấn vào đây sẽ hiển thị một cửa sổ pop-up, nơi có thể soạn thảo email cho nhân viên. Chọn tài liệu (chẳng hạn như hợp đồng, NDA, hoặc Chính sách Làm việc Tại nhà) từ menu thả xuống, và điền vào phần email. Nhấn Gửi khi email đã sẵn sàng để gửi.

Note

Để gửi hợp đồng bằng cách sử dụng Tạo Liên kết Mô phỏng, phải có trường chữ ký trong tệp PDF hợp đồng được gửi cho nhân viên, để họ có thể ký.

Tài liệu đính kèm về lương

Các khoản khấu trừ hoặc phân bổ tự động cho nhân viên, chẳng hạn như thanh toán trợ cấp nuôi con và khấu trừ tiền lương, được gọi là phụ cấp lương. Mục này là nơi tất cả các khoản khấu trừ hoặc phân bổ này được thiết lập.

Để thêm một khoản khấu trừ mới, đầu tiên điều hướng đến Ứng dụng Bảng lương ‣ Hợp đồng ‣ Phụ cấp Lương. Tiếp theo, nhấn Tạo, và một biểu mẫu phụ cấp lương mới sẽ được tải lên.

Điền vào các trường sau trên biểu mẫu:

• Nhân viên: sử dụng menu thả xuống, chọn nhân viên mà phụ cấp lương áp dụng.

• Mô tả: nhập một mô tả ngắn gọn cho phụ cấp lương, chẳng hạn như Trợ cấp Nuôi con hoặc Đóng góp 529.

• Loại: sử dụng menu thả xuống, chọn loại phụ cấp lương đang được tạo. Chọn từ:

  • Khấu trừ Lương: bất kỳ khoản thanh toán nào được trừ ra đối với điều gì đó không phải là trợ cấp nuôi con. Thường là các khoản khấu trừ như thanh toán kiện tụng, thanh toán thuế nợ, v.v.

  • Phân bổ Lương: bất kỳ khoản khấu trừ nào không bắt buộc mà tự nguyện, chẳng hạn như phân bổ trước thuế vào tài khoản tiết kiệm đại học.

  • Trợ cấp Nuôi con: bất kỳ khoản thanh toán nào được trừ ra cụ thể cho trợ cấp nuôi con.

• Ngày bắt đầu: ngày bắt đầu phụ cấp lương. Chọn một ngày bằng cách nhấn vào menu thả xuống, điều hướng đến tháng và năm đúng bằng cách sử dụng biểu tượng :icon:`fa-chevron-left` :icon:`fa-chevron-right` (mũi tên), sau đó nhấn vào ngày mong muốn. Trường này là bắt buộc.

• Ngày kết thúc Dự kiến: trường này sẽ tự động điền sau khi các trường Số tiền hàng tháng và Tổng số tiền được điền. Trường này không thể chỉnh sửa.

• Tài liệu: đính kèm bất kỳ tài liệu nào liên quan đến phụ cấp lương. Nhấn vào nút Tải tệp của bạn lên, điều hướng đến tài liệu mong muốn trong trình khám phá tệp, sau đó nhấn Mở để chọn tài liệu và đính kèm vào biểu mẫu. Để thay đổi tài liệu đã đính kèm, nhấn vào biểu tượng :icon:`fa-pencil` (bút chì), và chọn một tài liệu khác. Để xóa tài liệu, nhấn vào biểu tượng :icon:`fa-trash-o` (thùng rác).

• Số tiền hàng tháng: nhập số tiền sẽ được trừ ra từ tiền lương của nhân viên mỗi tháng cho phụ cấp lương cụ thể này.

• Tổng số tiền: nhập tổng số tiền mà nhân viên phải trả để hoàn tất phụ cấp lương.