Dọn dẹp dữ liệu¶

Ứng dụng Dọn dẹp dữ liệu của LeanSoft giúp giữ cho cơ sở dữ liệu gọn gàng và được tổ chức thông qua các tính năng mà nó cung cấp:

Loại bỏ trùng lặp: hợp nhất hoặc loại bỏ các mục trùng lặp để đảm bảo dữ liệu là duy nhất.
Tái chế: xác định các bản ghi lỗi thời để lưu trữ hoặc xóa chúng.
Hợp nhất: kết hợp nhiều mục tương tự thành một bản ghi hợp nhất.
Định dạng: chuẩn hóa dữ liệu văn bản bằng cách tìm và thay thế theo nhu cầu đã chỉ định.

Thông qua các quy tắc tự động có thể tùy chỉnh (hoặc quy trình thủ công), các bản ghi cá nhân và dữ liệu văn bản đi kèm trong cơ sở dữ liệu sẽ luôn được cập nhật và định dạng nhất quán, phù hợp với các thông số kỹ thuật của công ty.

Cài đặt các mô-đun¶

Ứng dụng Dọn dẹp dữ liệu bao gồm nhiều mô-đun. Cài đặt các mô-đun sau để truy cập tất cả các tính năng có sẵn:

Tên	Tên kỹ thuật	Mô tả
Tái chế Dữ liệu	`data_recycle`	Mô-đun cơ bản để kích hoạt tính năng tái chế, có sẵn trên phiên bản Cộng đồng của LeanSoft.
Dọn dẹp Dữ liệu	`data_cleaning`	Kích hoạt tính năng dọn dẹp trường để định dạng dữ liệu văn bản trên nhiều bản ghi, có sẵn chỉ trên phiên bản Doanh nghiệp của LeanSoft.
Dọn dẹp Dữ liệu (hợp nhất)	`data_merge`	Kích hoạt tính năng loại bỏ trùng lặp để tìm các bản ghi tương tự (hoặc trùng lặp) và hợp nhất chúng, có sẵn chỉ trên phiên bản Doanh nghiệp của LeanSoft.

Ngoài ra, còn có nhiều mô-đun chuyên biệt cho ứng dụng

CRM Loại bỏ trùng lặp	`data_merge_crm`	Kích hoạt tính năng loại bỏ trùng lặp trên ứng dụng CRM, và sử dụng tính năng hợp nhất mặc định của CRM.
Hành động Hợp nhất Helpdesk	`data_merge_helpdesk`	Kích hoạt tính năng hợp nhất cho ứng dụng Helpdesk.
Hành động Hợp nhất Dự án	`data_merge_project`	Kích hoạt tính năng hợp nhất cho ứng dụng Dự án.
Loại bỏ trùng lặp UTM	`data_merge_utm`	Kích hoạt tính năng hợp nhất cho ứng dụng UTM Tracker.
Hợp nhất Kế toán WMS	`data_merge_stock_account`	Tạo cảnh báo trong các trường hợp hợp nhất sản phẩm có thể ảnh hưởng đến việc định giá hàng tồn kho, nếu ứng dụng Kho được cài đặt.

Loại bỏ trùng lặp¶

Trên bảng điều khiển Trùng lặp (Ứng dụng Dọn dẹp Dữ liệu ‣ Loại bỏ trùng lặp), LeanSoft gợi ý các nhóm bản ghi tương tự để được hợp nhất bằng cách so khớp các điều kiện trong các bản ghi theo các quy tắc loại bỏ trùng lặp.

Thanh bên QUY TẮC liệt kê từng quy tắc loại bỏ trùng lặp đang hoạt động và hiển thị tổng số trùng lặp được phát hiện bên cạnh từng quy tắc.

Theo mặc định, quy tắc Tất cả được chọn. Các bản ghi được hiển thị được nhóm theo quy tắc của chúng, với xếp hạng Tương đồng (trên 100%) trong chế độ xem danh sách, với các cột sau:

Ngày Tạo: ngày và giờ bản ghi gốc được tạo ra.
Tên: tên hoặc tiêu đề của bản ghi gốc.
Giá trị Trường: các giá trị của bản ghi gốc cho các trường được sử dụng để phát hiện trùng lặp.
Sử dụng Trong: liệt kê các mô-đun khác tham chiếu đến bản ghi gốc.
ID: ID duy nhất của bản ghi gốc.
Là Chính: các bản sao được hợp nhất vào bản ghi chính. Có thể có một bản ghi chính trong một nhóm các bản ghi tương tự.

Chọn một quy tắc cụ thể trong thanh bên QUY TẮC để lọc các bản ghi trùng lặp.

Hợp nhất các bản ghi trùng lặp¶

Để hợp nhất các bản ghi, trước tiên hãy chọn một bản ghi chính trong nhóm các bản ghi tương tự. Bản ghi chính sẽ là cơ sở, nơi bất kỳ thông tin bổ sung nào từ các bản ghi tương tự sẽ được hợp nhất vào.

Tùy chọn, không cần thiết phải đặt một bản ghi chính, để LeanSoft tự chọn một bản ghi ngẫu nhiên để hợp nhất vào.

Tiếp theo, nhấp vào nút Hợp nhất ở đầu nhóm các bản ghi tương tự. Sau đó, nhấp vào Ok để xác nhận việc hợp nhất.

Khi một bản ghi được hợp nhất, một thông báo sẽ được ghi lại trong phần chatter của bản ghi chính, mô tả việc hợp nhất. Một số bản ghi, như các nhiệm vụ Dự án, sẽ được ghi lại trong phần chatter với liên kết đến bản ghi cũ để tiện tham khảo.

Tip

Bỏ qua các nhóm bằng cách nhấp vào nút BỎ QUA. Khi làm như vậy, nhóm sẽ bị ẩn khỏi danh sách và được lưu trữ.

Xem các nhóm bị bỏ qua bằng cách chọn bộ lọc Đã Bỏ Qua từ thanh Tìm kiếm….

Quy tắc loại bỏ trùng lặp¶

Trang Quy tắc Loại bỏ Trùng lặp (Ứng dụng Dọn dẹp Dữ liệu ‣ Cấu hình ‣ Quy tắc: Loại bỏ Trùng lặp) là nơi bạn có thể thiết lập các điều kiện để các bản ghi được phát hiện là trùng lặp.

Các quy tắc này có thể được cấu hình cho từng mô-đun trong cơ sở dữ liệu, với các mức độ chi tiết khác nhau.

Tip

Các quy tắc loại bỏ trùng lặp chạy mỗi ngày một lần, theo mặc định, như một phần của hành động theo lịch (Hợp nhất Dữ liệu: Tìm Bản Ghi Trùng Lặp). Tuy nhiên, mỗi quy tắc có thể được chạy thủ công bất cứ lúc nào.

Sửa đổi quy tắc loại bỏ trùng lặp¶

Chọn một quy tắc mặc định để chỉnh sửa, hoặc tạo quy tắc mới bằng cách nhấp vào nút Mới, trên trang Quy tắc Loại bỏ Trùng lặp (Ứng dụng Dọn dẹp Dữ liệu ‣ Cấu hình ‣ Quy tắc: Loại bỏ Trùng lặp).

Đầu tiên, chọn một Mô-đun mà quy tắc này sẽ áp dụng. Chọn một mô-đun sẽ cập nhật tiêu đề quy tắc thành mô-đun đã chọn.

Tùy chọn, cấu hình một Miền để chỉ định các bản ghi đủ điều kiện cho quy tắc này. Số lượng bản ghi đủ điều kiện sẽ được hiển thị trong liên kết :icon:`oi-arrow-right` # bản ghi.

Tùy thuộc vào Mô-đun đã chọn, trường Xóa Bản Ghi Trùng Lặp sẽ xuất hiện. Chọn xem có Lưu trữ hay Xóa các bản ghi đã hợp nhất.

Tiếp theo, chọn một Chế Độ Hợp Nhất:

Thủ Công: yêu cầu từng nhóm bản ghi trùng lặp phải được hợp nhất thủ công, cũng kích hoạt trường Thông Báo Người Dùng.
Tự Động: tự động hợp nhất các nhóm bản ghi trùng lặp, mà không thông báo cho người dùng, dựa trên các bản ghi có tỷ lệ tương đồng vượt quá ngưỡng được đặt trong trường Ngưỡng Tương Đồng.

Kích hoạt công tắc Hoạt Động để bắt đầu ghi nhận các bản ghi trùng lặp với quy tắc này ngay khi nó được lưu.

Cuối cùng, tạo ít nhất một quy tắc loại bỏ trùng lặp trong trường Quy tắc Loại bỏ Trùng Lặp, bằng cách nhấp vào Thêm một dòng, dưới cột Trường ID Độc Nhất.

Chọn một trường trong mô-đun từ menu thả xuống Trường ID Độc Nhất. Trường này được tham chiếu để các bản ghi tương tự.
Chọn một điều kiện khớp trong trường Khớp Nếu để áp dụng quy tắc loại bỏ trùng lặp, tùy thuộc vào văn bản trong Trường ID Độc Nhất:
- Khớp Chính Xác: các ký tự trong văn bản khớp chính xác.
- Khớp Không Phân Biệt Chữ Hoa/Âm: các ký tự trong văn bản khớp, bất kể sự khác biệt về chữ hoa và các dấu ngôn ngữ.

Important

Quy tắc không ghi nhận các bản ghi trùng lặp mà không có ít nhất một quy tắc loại bỏ trùng lặp được đặt trong trường Quy tắc Loại bỏ Trùng Lặp.

Tip

Một số trường khác có sẵn để cấu hình nâng cao.

Nếu trong cơ sở dữ liệu nhiều công ty, trường Xuyên Công Ty có sẵn. Khi được kích hoạt, các bản ghi trùng lặp giữa các công ty khác nhau sẽ được gợi ý.

Kích hoạt chế độ nhà phát triển để hiển thị trường Ngưỡng Gợi Ý. Các bản ghi trùng lặp có tỷ lệ tương đồng dưới ngưỡng được đặt trong trường này không được gợi ý.

Khi cấu hình quy tắc hoàn tất, bạn có thể đóng biểu mẫu quy tắc, hoặc chạy quy tắc thủ công để ngay lập tức ghi nhận các bản ghi trùng lặp.

Chạy quy tắc loại bỏ trùng lặp thủ công¶

Để chạy thủ công một quy tắc loại bỏ trùng lặp cụ thể vào bất kỳ lúc nào, điều hướng đến Ứng dụng Dọn dẹp Dữ liệu ‣ Cấu hình ‣ Quy tắc: Loại bỏ Trùng lặp, và chọn quy tắc để chạy.

Sau đó, trên biểu mẫu quy tắc, chọn nút Loại bỏ Trùng Lặp ở góc trên bên trái. Khi làm như vậy, nút thông minh :icon:`fa-clone` Trùng Lặp sẽ hiển thị số lượng bản ghi trùng lặp được ghi nhận.

Nhấp vào nút thông minh :icon:`fa-clone` Trùng Lặp để quản lý các bản ghi này.

Tái chế các bản ghi¶

Sử dụng tính năng Tái chế Bản ghi để loại bỏ các bản ghi cũ và lỗi thời khỏi cơ sở dữ liệu.

Trên bảng điều khiển Tái chế Bản ghi (Ứng dụng Dọn dẹp Dữ liệu ‣ Tái chế Bản ghi), LeanSoft phát hiện các bản ghi có thể được lưu trữ hoặc xóa, bằng cách so khớp các điều kiện trong các bản ghi theo quy tắc tái chế bản ghi.

Bảng điều khiển Tái chế Bản ghi trong ứng dụng Dọn dẹp Dữ liệu.

Thanh bên QUY TẮC TÁI CHẾ liệt kê từng quy tắc tái chế bản ghi đang hoạt động và hiển thị tổng số bản ghi được phát hiện bên cạnh từng quy tắc.

Theo mặc định, tùy chọn Tất Cả được chọn. Các bản ghi được hiển thị trong chế độ xem danh sách, với các cột sau:

ID Bản Ghi: ID của bản ghi gốc.
Tên Bản Ghi: tên hoặc tiêu đề của bản ghi gốc.

Chọn một quy tắc cụ thể trong thanh bên QUY TẮC TÁI CHẾ để lọc các bản ghi trùng lặp.

Để tái chế các bản ghi, nhấp vào nút :icon:`fa-check` Xác Nhận trên hàng của bản ghi.

Khi làm như vậy, bản ghi được tái chế, tùy thuộc vào cách quy tắc được cấu hình, để được lưu trữ hoặc xóa khỏi cơ sở dữ liệu.

Tip

Bỏ qua các nhóm bằng cách nhấp vào nút :icon:`fa-times` Bỏ Qua. Khi làm như vậy, bản ghi sẽ bị ẩn khỏi danh sách và không được phát hiện bởi quy tắc tái chế trong tương lai.

Xem các bản ghi bị bỏ qua bằng cách chọn bộ lọc Đã Bỏ Qua từ menu thả xuống thanh tìm kiếm.

Quy tắc tái chế bản ghi¶

Trang Quy Tắc Tái Chế Bản Ghi (Ứng dụng Dọn dẹp Dữ liệu ‣ Cấu hình ‣ Quy tắc: Tái Chế Bản Ghi) là nơi bạn có thể thiết lập các điều kiện để các bản ghi được tái chế.

Các quy tắc này có thể được cấu hình cho từng mô-đun trong cơ sở dữ liệu, với các mức độ chi tiết khác nhau.

Tip

Các quy tắc tái chế chạy mỗi ngày một lần, theo mặc định, như một phần của hành động theo lịch (Tái Chế Dữ Liệu: Dọn Dẹp Bản Ghi). Tuy nhiên, mỗi quy tắc có thể được chạy thủ công bất cứ lúc nào.

Theo mặc định, không có quy tắc tái chế bản ghi nào tồn tại. Nhấp vào nút Mới để tạo một quy tắc mới.

Trên biểu mẫu quy tắc tái chế bản ghi, trước tiên chọn một Mô-đun để quy tắc này áp dụng. Chọn một mô-đun sẽ cập nhật tiêu đề quy tắc thành mô-đun đã chọn.

Tùy chọn, cấu hình một Bộ Lọc để chỉ định các bản ghi đủ điều kiện cho quy tắc này. Số lượng bản ghi đủ điều kiện sẽ được hiển thị trong liên kết :icon:`oi-arrow-right` # bản ghi.

Tiếp theo, cấu hình trường và khoảng thời gian để quy tắc phát hiện các bản ghi cần tái chế:

Trường Thời Gian: chọn một trường từ mô-đun để dựa vào thời gian (Delta).
Delta: nhập độ dài thời gian, phải là số nguyên (ví dụ: 7).
Đơn Vị Delta: chọn đơn vị thời gian (Ngày, Tuần, Tháng, hoặc Năm).

Sau đó, chọn một Chế Độ Tái Chế:

Thủ Công: yêu cầu từng bản ghi phát hiện phải được tái chế thủ công, và kích hoạt trường Thông Báo Người Dùng.
Tự Động: tự động tái chế các nhóm bản ghi, mà không thông báo cho người dùng.

Cuối cùng, chọn một Hành Động Tái Chế để Lưu Trữ hoặc Xóa các bản ghi. Nếu chọn Xóa, chọn xem có nên Bao Gồm Các Bản Ghi Đã Lưu Trữ trong quy tắc hay không.

Khi cấu hình quy tắc hoàn tất, bạn có thể đóng biểu mẫu quy tắc, hoặc chạy quy tắc thủ công để ngay lập tức ghi nhận các bản ghi cần tái chế.

Example

Một quy tắc tái chế có thể được cấu hình để xóa các cơ hội và khách hàng tiềm năng đã lưu trữ mà đã được cập nhật lần cuối cách đây một năm, và có lý do mất cụ thể, bằng cách sử dụng cấu hình sau:

Mô-đun: Khách hàng tiềm năng/Cơ hội
Bộ Lọc:
- Đang hoạt động không được thiết lập
- Lý do mất thuộc Quá đắt
Trường Thời Gian: Cập nhật lần cuối (Khách hàng tiềm năng/Cơ hội)
Delta: 1
Đơn Vị Delta: Năm
Chế Độ Tái Chế: Tự Động
Hành Động Tái Chế: Xóa
Bao Gồm Các Bản Ghi Đã Lưu Trữ: :icon:`fa-check-square`

Biểu mẫu quy tắc tái chế cho khách hàng tiềm năng/cơ hội.

Chạy quy tắc tái chế thủ công¶

Để chạy thủ công một quy tắc tái chế cụ thể vào bất kỳ lúc nào, điều hướng đến Ứng dụng Dọn dẹp Dữ liệu ‣ Cấu hình ‣ Quy tắc: Tái Chế Bản Ghi, và chọn quy tắc để chạy.

Sau đó, trên biểu mẫu quy tắc, nhấp vào nút Chạy Ngay ở góc trên bên trái. Khi làm như vậy, nút thông minh :icon:`fa-bars` Bản Ghi sẽ hiển thị số lượng bản ghi được ghi nhận.

Nhấp vào nút thông minh :icon:`fa-bars` Bản Ghi để quản lý các bản ghi này.

Dọn dẹp trường¶

Trên bảng điều khiển Bản Ghi Dọn Dẹp Trường (Ứng dụng Dọn dẹp Dữ liệu ‣ Dọn dẹp Trường), LeanSoft gợi ý các thay đổi định dạng cho dữ liệu trong các trường của một bản ghi, để tuân theo quy ước được thiết lập bởi các quy tắc dọn dẹp trường.

Trình quản lý hành động gộp¶

Trình quản lý hành động gộp Merge Action Manager (Ứng dụng Dọn dẹp Dữ liệu ‣ Cấu hình ‣ Trình quản lý Hành động Gộp) cho phép hoặc không cho phép hành động Gộp có sẵn trong menu Hành động cho các mô-đun trong cơ sở dữ liệu.