Quầy lễ tân¶
Ứng dụng Quầy lễ tân của LeanSoft cung cấp cách để khách truy cập vào tòa nhà hoặc địa điểm, và thông báo cho người họ đang gặp về sự đến của họ. Thêm vào đó, họ có thể yêu cầu một đồ uống đã được cấu hình trước được mang đến cho họ trong khi họ chờ đợi.
Ứng dụng này rất phù hợp cho các doanh nghiệp không có người làm việc tại quầy lễ tân, những địa điểm không có khu vực chờ đợi dành cho khách và du khách.
Cấu hình¶
Mục đầu tiên cần cấu hình với ứng dụng Quầy lễ tân là địa điểm, tiếp theo là bất kỳ lựa chọn đồ uống nào có thể được cung cấp tùy chọn.
Địa điểm¶
Trong ứng dụng Quầy lễ tân của LeanSoft, một Địa điểm có thể được coi là bất kỳ địa điểm nào mà người dùng có thể đăng ký và chờ đợi nhân viên. Đây thường là một dạng phòng chờ, chẳng hạn như sảnh. Mỗi địa điểm có một kiosk nơi khách kiểm tra.
Khi thiết lập ứng dụng Quầy lễ tân, tối thiểu một địa điểm phải được cấu hình, nhưng không có giới hạn về số lượng địa điểm có thể được tạo và cấu hình.
Để tạo một địa điểm, điều hướng đến , và nhấp vào Mới. Khi nhấp, một biểu mẫu quầy lễ tân trống xuất hiện.
Nhập thông tin sau vào biểu mẫu:
Tên Quầy lễ tân: nhập tên cho địa điểm quầy lễ tân cụ thể. Tên này nên ngắn gọn và dễ nhận diện, chẳng hạn như
Quầy Lễ TânhoặcSảnh Chính. Trường này là bắt buộc để tạo một địa điểm.Người phụ trách: chọn người (hoặc những người) được thông báo khi một khách đến kiểm tra tại quầy lễ tân cụ thể này. Có thể chọn nhiều người. Trường này là bắt buộc để tạo một địa điểm.
URL Kiosk: trường này tự động điền sau khi biểu mẫu quầy lễ tân được lưu, với ít nhất các trường Tên Quầy lễ tân và Người phụ trách đã được điền. Để lưu thủ công, nhấp vào biểu tượng (đám mây với mũi tên lên) nằm ở góc trên của biểu mẫu.
Sau khi lưu, một URL được tạo ra trong trường URL Kiosk. URL này là một cách để truy cập vào kiosk quầy lễ tân.
Để truy cập vào kiosk, nhấp vào nút Sao Chép ở cuối URL và điều hướng đến URL đó trong trình duyệt web. URL này mở trang đăng ký quầy lễ tân của địa điểm cụ thể đó.
Tip
Để thêm hình ảnh / ảnh vào biểu mẫu quầy lễ tân, di chuyển chuột qua biểu tượng (máy ảnh với dấu ‘+’ ) ở góc trên bên phải của biểu mẫu để hiện lên biểu tượng ✏️ (bút chì).
Nhấp vào biểu tượng ✏️ (bút chì) để mở trình duyệt tập tin, điều hướng đến tệp hình ảnh / ảnh mong muốn, sau đó nhấp vào Mở để chọn nó.
Hình ảnh được chọn cho ảnh địa điểm sẽ xuất hiện dưới dạng hình nền cho kiosk của địa điểm.
Tùy chọn tab¶
Lựa chọn người tiếp đón: nếu khách đang tham dự một cuộc họp, tùy chọn này cho phép khách chọn người tiếp đón cuộc họp từ danh sách được trình bày và thông báo cho cá nhân đó. Khi được kích hoạt, các trường bổ sung sẽ xuất hiện, như được mô tả dưới đây.
Xác thực khách: nếu cần thêm thông tin khi khách đăng ký, hãy kích hoạt tùy chọn này và chọn các thông tin nào sau đây là cần thiết:
Email: chọn xem địa chỉ email của khách là Bắt buộc, Tùy chọn, hoặc nếu thông tin không được yêu cầu (Không có).
Điện thoại: chọn xem số điện thoại của khách là Bắt buộc, Tùy chọn, hoặc nếu thông tin không được yêu cầu (Không có).
Tổ chức: chọn xem tổ chức của khách là Bắt buộc, Tùy chọn, hoặc nếu thông tin không được yêu cầu (Không có).
Chủ đề: chọn chế độ màu của kiosk. Chọn Sáng hoặc Tối. Lựa chọn Sáng hiển thị nền màu xám nhạt trên kiosk, trong khi lựa chọn Tối hiển thị nền màu xám đậm và đen.
Tự đăng ký: kích hoạt tùy chọn này để trình bày mã QR đăng ký trên kiosk. Mã QR cho phép khách đăng ký bằng thiết bị di động của họ, thay vì sử dụng kiosk. Tùy chọn này được khuyến nghị cho một kiosk bận rộn với nhiều khách đang đăng ký vào bất kỳ lúc nào.
Cung cấp đồ uống: kích hoạt tùy chọn này để cung cấp đồ uống cho khách khi họ đăng ký. Nếu tùy chọn này được kích hoạt, cần phải cấu hình các đồ uống được cung cấp, thông qua liên kết Cấu hình Đồ uống xuất hiện khi tùy chọn được kích hoạt. Khi tất cả các tùy chọn đồ uống được cấu hình, chọn từng đồ uống được cung cấp bằng cách sử dụng menu thả xuống.
Note
Các tùy chọn sau chỉ hiển thị trong tab Tùy chọn nếu tùy chọn Lựa chọn người tiếp đón được kích hoạt.
Thông báo qua email: kích hoạt tùy chọn này để gửi email cho người mà khách đang thăm khi họ đăng ký. Khi được kích hoạt, một trường Mẫu Email xuất hiện bên dưới, với mẫu Mẫu Email Quầy lễ tân mặc định được chọn.
Để thay đổi mẫu email mặc định, nhấp vào menu thả xuống trong trường Mẫu Email, sau đó chọn mẫu email khác.
Để chỉnh sửa mẫu hiện tại, nhấp vào biểu tượng Liên kết nội bộ (mũi tên) ở cuối dòng, và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào cần thiết cho mẫu.
Thông báo qua SMS: kích hoạt tùy chọn này để gửi tin nhắn SMS (văn bản) cho người mà khách đang thăm khi họ đăng ký. Khi được kích hoạt, một trường Mẫu SMS xuất hiện bên dưới, với mẫu Mẫu SMS quầy lễ tân mặc định được chọn.
Để thay đổi mẫu SMS mặc định, nhấp vào menu thả xuống trong trường Mẫu SMS, và chọn mẫu SMS khác.
Để chỉnh sửa mẫu hiện tại, nhấp vào biểu tượng Liên kết nội bộ (mũi tên) ở cuối dòng, và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào cần thiết cho nội dung của mẫu. Tin nhắn SMS có thể có tối đa 242 ký tự, phù hợp với 4 tin nhắn SMS (UNICODE).
Thông báo qua Thảo luận: tùy chọn này được kích hoạt mặc định khi tùy chọn Lựa chọn người tiếp đón được kích hoạt. Tùy chọn này mở một cửa sổ tin nhắn ứng dụng Thảo luận với người mà khách đang thăm khi họ đăng ký.
Khi được kích hoạt, một tin nhắn mặc định xuất hiện cho người mà khách đang thăm. Ứng dụng Thảo luận phải được cài đặt để tùy chọn này hoạt động.
Note
Thảo luận được cài đặt mặc định khi tạo cơ sở dữ liệu LeanSoft và không tính phí. Miễn là ứng dụng Thảo luận không bị gỡ cài đặt một cách có chủ ý, tùy chọn Thông báo bằng Thảo luận vẫn hoạt động.
Example
Định dạng tin nhắn mặc định cho tùy chọn Thông báo bằng Thảo luận là: (Địa điểm tiếp đón)
Check-In: (Tên khách) (Số điện thoại khách) (Tổ chức) để gặp (Tên nhân viên).
Ví dụ về cách tin nhắn đó có thể xuất hiện trong Thảo luận là: Main Lobby Check-In: John Doe
(123-555-1234) (LeanSoft, Inc.) để gặp Marc Demo.
Tab Tin Nhắn Bên¶
Nhập bất kỳ văn bản nào mong muốn xuất hiện trên kiosk của đại điểm sau khi khách đã đăng ký, chẳng hạn như lời chào mừng hoặc bất kỳ hướng dẫn cần thiết nào. Văn bản này sẽ xuất hiện trên trang xác nhận, ở phía bên phải màn hình sau khi khách đã hoàn thành quy trình đăng ký.
Đồ Uống¶
Sau khi tạo địa điểm, bước tiếp theo là cấu hình đồ uống để cung cấp cho khách, nếu cần. Bước này không bắt buộc để ứng dụng Quầy lễ tân hoạt động và chỉ cần được cấu hình nếu đồ uống được cung cấp cho khách.
Để thêm tùy chọn đồ uống, điều hướng đến , và nhấp Mới. Thao tác này sẽ hiển thị biểu mẫu đồ uống trống để cấu hình.
Nhập thông tin sau vào biểu mẫu đồ uống:
Tên Đồ Uống: nhập tên của tùy chọn đồ uống vào trường này. Trường này là bắt buộc.
Người cần thông báo: sử dụng menu thả xuống trong trường này để chọn ai sẽ được thông báo khi đồ uống được chọn. Nhiều người có thể được nhập vào trường này. Trường này là bắt buộc.
Thứ tự: nhập giá trị số vào trường này để chỉ định vị trí trong danh sách các tùy chọn đồ uống mà tùy chọn cụ thể này xuất hiện. Số càng nhỏ, đồ uống xuất hiện càng cao trong danh sách. Ví dụ, nhập số một sẽ đặt đồ uống đó ở đầu danh sách và xuất hiện đầu tiên trong thứ tự.
Tip
Để thêm hình ảnh/ảnh vào biểu mẫu đồ uống, di chuột qua biểu tượng (camera với dấu ‘+’ ) ở góc trên bên phải của biểu mẫu để hiển thị biểu tượng ✏️ (bút chì).
Nhấp vào biểu tượng ✏️ (bút chì) để mở trình khám phá tệp, điều hướng đến tệp hình ảnh/ảnh mong muốn, sau đó nhấp Mở để chọn.
Hình ảnh được chọn bây giờ sẽ xuất hiện trong trường hình ảnh và được đặt làm hình ảnh cho đồ uống.
Bảng Điều Khiển Địa Điểm¶
Tip
Để thêm hình ảnh/ảnh vào biểu mẫu đồ uống, di chuột qua biểu tượng (camera với dấu ‘+’ ) ở góc trên bên phải của biểu mẫu để hiển thị biểu tượng ✏️ (bút chì).
Nhấp vào biểu tượng ✏️ (bút chì) để mở trình khám phá tệp, điều hướng đến tệp hình ảnh/ảnh mong muốn, sau đó nhấp mở để chọn.
Hình ảnh được chọn bây giờ sẽ xuất hiện trong trường hình ảnh và được đặt làm hình ảnh cho đồ uống.
Thiết Lập Kiosk¶
Thiết lập mỗi kiosk để sử dụng sau khi cấu hình các địa điểm khác nhau. Nên sử dụng thiết bị chuyên dụng cho mỗi kiosk của quầy tiếp tân, chẳng hạn như máy tính bảng.
Điều hướng đến kiosk theo một trong hai cách:
Điều hướng đến bảng điều khiển chính của ứng dụng Quầy lễ tân, và nhấp vào nút Mở màn hình đăng kí trên thẻ địa điểm mong muốn. Kiosk sẽ tải trong một tab trình duyệt mới.
Điều hướng đến , và nhấp vào địa điểm mong muốn. Sau đó, nhấp vào nút Sao chép ở cuối dòng Kiosk URL, và dán URL vào một tab hoặc cửa sổ trình duyệt mới.
Important
Khuyến nghị đăng xuất khỏi cơ sở dữ liệu và đóng tab sau khi điều hướng đến kiosk. Bằng cách đó, không có khả năng khách truy cập cơ sở dữ liệu khi đăng ký.
Báo Cáo¶
Ứng dụng Quầy lễ tân có sẵn hai báo cáo: Khách và Đồ uống.
Để truy cập bất kỳ báo cáo nào trong số này, điều hướng đến để tiết lộ một menu thả xuống chứa các tùy chọn: Khách và Đồ uống.
Báo cáo Khách hiển thị số lượng khách truy cập theo tháng, cho năm hiện tại. Báo cáo Đồ uống cho thấy có bao nhiêu yêu cầu đã được thực hiện cho mỗi loại đồ uống.
Giống như tất cả các báo cáo trong LeanSoft, bộ lọc và nhóm có thể được sửa đổi để hiển thị các số liệu khác.
See also